各院（系）：

根据我校2023年学生工作计划，现就做好2023级学生档案管理工作的有关事宜通知如下：

一、时间安排

1、2023年9月22日：领取档案袋、学生登记表、部分高中档案

2、2023年9月25日-9月28日：发送附件二《新生档案材料清单》到学生处档案管理科邮箱xscdak@zzu.edu.cn

3、2023年10月7日-10月10日：学生登记表盖章、领取新生档案补充材料（需携带U盘及新生高中档案材料清单）

4、2023年10月11日-10月13日：归档完毕的新生档案移交学生处档案室

二、收集整理高招纸质档案

1、请各院（系）负责人做好新生高招纸质档案的收集、整理工作。要逐一核查，落实清楚每份新生档案的具体材料，并体现在附件二的新生档案材料清单中。

2、***依据《2023年普通高等学校招生工作规定》，新生纸质档案内容不齐全的，应将相关电子档案信息打印并加盖公章后存入考生纸质档案。档案室会根据各院系提供的《新生档案材料清单》，为学生补充相关材料，各院系进行《学生登记表》盖章工作时，携带U盘一并领取，随后装入学生档案归档。

3、新生资格复查中有问题的档案暂不移交档案室。

4、“准考证”和“录取通知书”不属于归档材料，由各院（系）自行保存，请不要归入学生本人档案。

5、学生档案室目前存有部分邮寄至我校的新生高中档案，请各院系2023级辅导员携带名单前来领取（名单需加盖院系公章），名单模板见附件三。

三、填写学生登记表

1、按照学生登记表要求，由学生本人认真填写，不得涂改或留空白。档案问题事关重大，任何伪造或涂改的信息将导致档案无效，请各院系严格审核。

2、“主要社会关系情况”一栏，应填写与本人关系较密切的家人、亲属，不允许填写老师或同学，更不允许空白。

3、填写完毕后，加盖党总支公章及签字后移交档案室，再经档案室审核确认后，以院（系）为单位到学生处综合办加盖学生处公章。

4、上述完成后，将学生登记表归入学生个人档案，并在“份数”栏内标注份数、日期及签名。

5、填写模板参照附件一。

四、填写学生档案袋

1、新生辅导员应本着认真负责的态度，填写郑州大学学生档案袋，填写时一律用钢笔或签字笔，字迹要清楚、工整。

2、全部学生档案材料分为入大学前的高中档案（第一、二项）和入大学后两部分。

①高中档案已转到我校，依据具体档案材料填写，有几份写几份。

②第二部分是指入郑州大学后的学生档案材料。若档案袋封面已印有该材料名称，请将其归入档案袋，并在相应栏内写一份。没有则空着，请不要做任何标记。

3、院（系）经办人签字一栏必须由年级辅导员签名。

4、填写模板参照附件一。

五、归档要求

1、归档时按照档案袋所列顺序进行，各项工作完毕后，请把学生档案按学号顺序排列，并附相同顺序的纸质名单。

2、院（系）向学生处移交纸质档案的同时，还应向学生处报学生名单电子版，格式参照附件二。

地点：综合管理中心211房间

电子信箱：xscdak@zzu.edu.cn

联系电话：0371-67781613