各院(系):
根据我校2021年学生工作计划,现就做好2021级学生档案管理工作的有关事宜通知如下:
一、时间安排
请各院(系)2021级辅导员于2021年10月25号至2021年10月29日到学生档案室211房间领取档案袋和郑州大学学生登记表。
二、收集整理高招纸质档案
1、请各院(系)负责人做好新生高招纸质档案的收集、整理工作。要逐一核查,落实清楚每一位新生有无高招纸质档案。如有特殊情况,需统计原因,单独列表。
2、新生复查中有问题的档案暂不移交档案室。
3、“准考证”和“录取通知书”不属于归档材料,由各院(系)存档备查,请不要归入学生本人档案。
4、学生档案室目前保管有一批新生档案(名单见附件三),请各院系2021级辅导员核对名单后前来领取。
三、填写学生登记表
1、严格按照学生登记表要求,由学生本人认真填写,不得涂改或留空白。
2、“主要社会关系情况”一栏,应填写与本人关系较密切的家人、亲属,不允许填写老师或同学,更不允许空白。
3、填写完毕后,加盖党总支公章及签字后移交档案室,再经档案室审核确认后,以院(系)为单位到学生处综合办加盖学生处公章。
4、上述完成后,将学生登记表归入学生个人档案,并在“份数”栏内标注份数。
5、填写模板请见附件一。
四、填写学生档案袋
1、新生辅导员应本着认真负责的态度,填写郑州大学学生档案袋,填写时一律用钢笔或签字笔,字迹要清楚、工整。
2、全部学生档案材料分为入大学前(高中高考档案)和入大学后两部分。
第一部分是指所有高中、高考档案已转到我校,应分别在“高中”及“高考”档案“份数”栏内写X份,请不要一一列出。而目前高中、高考档案尚未到者,请不要在该栏目做任何标记。
第二部分是指入郑州大学后的学生档案材料。若档案袋封面已印有该材料名称,请将其归入档案袋,并在相应栏内写一份。没有则空着,请不要做任何标记。
3、上述材料归档日期以这次归入郑州大学学生档案袋的实际日期为准。
4、院(系)经办人签字一栏必须由年级辅导员负责签名。
五、归档要求
1.归档时按照档案袋所列顺序进行,各项工作完毕后,请把学生档案按学号顺序分专业排列,并附相同顺序(指姓名)的纸质名单。
2.院(系)向学生处移交纸质档案的同时,还应向学生处报学生名单电子案,格式用Excel表形式,内容参照附件二电子档案样表。
3.新生档案移交档案室的时间另行通知,在此期间请各院系暂行妥善保管。
电子信箱:xscdak@zzu.edu.cn
联系电话:67781613