各院（系）：

根据我校2021年学生工作计划，现就做好2021级学生档案管理工作的有关事宜通知如下：

一、时间安排

请各院（系）2021级辅导员于2021年10月25号至2021年10月29日到学生档案室211房间领取档案袋和郑州大学学生登记表。

二、收集整理高招纸质档案

1、请各院（系）负责人做好新生高招纸质档案的收集、整理工作。要逐一核查，落实清楚每一位新生有无高招纸质档案。如有特殊情况，需统计原因，单独列表。

2、新生复查中有问题的档案暂不移交档案室。

3、“准考证”和“录取通知书”不属于归档材料，由各院（系）存档备查，请不要归入学生本人档案。

4、学生档案室目前保管有一批新生档案（名单见附件三），请各院系2021级辅导员核对名单后前来领取。

三、填写学生登记表

1、严格按照学生登记表要求，由学生本人认真填写，不得涂改或留空白。

2、“主要社会关系情况”一栏，应填写与本人关系较密切的家人、亲属，不允许填写老师或同学，更不允许空白。

3、填写完毕后，加盖党总支公章及签字后移交档案室，再经档案室审核确认后，以院（系）为单位到学生处综合办加盖学生处公章。

4、上述完成后，将学生登记表归入学生个人档案，并在“份数”栏内标注份数。

5、填写模板请见附件一。

四、填写学生档案袋

1、新生辅导员应本着认真负责的态度，填写郑州大学学生档案袋，填写时一律用钢笔或签字笔，字迹要清楚、工整。

2、全部学生档案材料分为入大学前（高中高考档案）和入大学后两部分。

第一部分是指所有高中、高考档案已转到我校，应分别在“高中”及“高考”档案“份数”栏内写X份，请不要一一列出。而目前高中、高考档案尚未到者，请不要在该栏目做任何标记。

第二部分是指入郑州大学后的学生档案材料。若档案袋封面已印有该材料名称，请将其归入档案袋，并在相应栏内写一份。没有则空着，请不要做任何标记。

3、上述材料归档日期以这次归入郑州大学学生档案袋的实际日期为准。

4、院（系）经办人签字一栏必须由年级辅导员负责签名。

五、归档要求

1.归档时按照档案袋所列顺序进行，各项工作完毕后，请把学生档案按学号顺序分专业排列，并附相同顺序（指姓名）的纸质名单。

2.院（系）向学生处移交纸质档案的同时，还应向学生处报学生名单电子案，格式用Excel表形式，内容参照附件二电子档案样表。

3.新生档案移交档案室的时间另行通知，在此期间请各院系暂行妥善保管。

电子信箱：xscdak@zzu.edu.cn

联系电话：67781613