当前位置: 首页 >> 服务指南
郑州大学研究生人事档案管理规定
作者:研工部 发布日期:2016-09-26 点击量:

第一章  

第一条 随着研究生招生规模的逐步扩大,为使研究生档案的管理规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《普通高等学校学生管理规定》等国家的有关文件精神,结合我校实际情况,特制定本规定。

第二条 研究生人事档案是指原有个人档案(高中阶段、大学阶段、在职阶段)及研究生在报名、招生、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的,记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料的总和,是相关部门全面考察了解和选拔人才提供的重要依据。

第二章  档案材料的构成范围

第三条 招生过程中形成的有关材料:报名登记表、体检表、录取呈报表、专家推荐书(博士生)、政审表、定向(委培)协议书等。

第四条 培养过程中形成的有关材料:学籍成绩登记表、毕业登记表、学籍异动材料等。

第五条 政治教育管理过程中形成的有关材料:奖惩记载、党团材料、学年鉴定表等。

第六条 在学位授予过程中形成的有关材料:学位申请书、评阅意见表、推荐人意见表、单位推荐书、资格审查表等。

第七条 就业过程中形成的有关材料:全国毕业研究生就业通知书等。(新增)

 入学前原有个人档案材料和其他应存档的相关材料

第三章  档案材料的收集、整理与归档

 形成研究生人事档案材料的有关部门包括:

(一)报考硕(博)士研究生登记表、报考硕(博)士研究生政审表、复试呈报表、报考博士研究生专家推荐书等,由研究生院招生办公室负责收集、整理、归档。

(二)硕(博)士研究生学籍登记表、毕业生登记表等,由研究生院培养办公室同各培养单位研究生教学管理部门收集、整理、归档。

(三)硕(博)士研究生学位申请书、评阅意见表、推荐人意见表、单位推荐书、资格审查表等,由学位办公室负责收集、整理、归档

(四)奖惩材料、入党材料以及学年鉴定表等,由党委研究生工作部、各培养单位研究生思想政治教育工作部门负责收集、整理、归档。

第十条 全校各研究生培养单位、研究生院、党委研究生工作部等有关部门应建立研究生人事档案材料的收集、整理、归档制度,并设专人负责。

第十一条 各有关部门所形成的研究生人事档案应完整齐全、文字清楚、内容真实、手续完备、归档对象明确。在整理过程中应认真鉴别,分类准确,编排有序。全部完成方可归档。

第十二条 研究生人事档案材料纸张规格应统一使用使用A4型公文用纸,以便于档案的保管及转递封口。

第十三条  各有关部门在对档案材料收集、整理后,应在规定的时间内(每年六月下旬)完整地一次性送交研究生人事档案室归档。研究生入党预备、转正期间形成的材料在毕业生归档时间统一送交档案室归档。

第十四条 研究生院人事档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求或漏归情况时,应及时通知形成材料的部门履行更正、补送或补办手续。

第十五条  除定向研究生之外,所有研究生新生在入学学籍注册前,未将档案转入我校者,一律不予注册学籍

除定向研究生外,所有研究生在读期间无特殊情况,档案一律不得转出。

第四章  档案材料的使用

第十六条 使用范围:

(一)涉及到研究生本人入党、政治审查、组织处理、复查,可提供查(借)阅。

(二)用人单位因工作业务需要,需了解研究生本人档案有关情况时,可提供查阅。

第十七条 因业务和工作需要查(借)阅档案时,须遵循下列规定:

(一)查(借)阅(用人单位)人员应是政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部。

(二)查(借)阅之前须带单位介绍信(介绍信须同时注明被查阅人姓名),查(借)阅人须持工作证或研究生证或身份证,并认真填写《研究生人事档案查(借)阅登记表》,经研究生院同意方可查(借)阅。查阅档案只能在档案存放地点内并在档案管理人员监督下进行。

(三)任何个人不得查(借)阅本人或直系亲属的档案。

(四)研究生档案一般不得外借,确因特殊情况必须借用者,应写明借阅理由,经研究生院、党委研究生工作部主管领导批准后,办妥手续,方可借出,并必须按期归还。

第五章    

第十八条 本规定由研究生院负责解释。

十九 本规定自发布之日起施行。