根据郑州大学体制改革的要求,学院设综合办公室。因此,办公室是学院综合职能部门,是联系、协调院内外各个方面工作的桥梁和纽带,承担着院内各项事务的参与决策、协调管理、保障服务的重要职责。为进一步理顺关系,明确责任,规范管理,提高效率,切实为学院教学、科研、科技开发等做好各项工作,现结合我院实际,特制定本工作规程。
一、工作职能
1.院综合办公室(下称院办)为学院党总支和院行政的综合办事机构,在书记、院长领导下,负责院党务、行政、宣传、纪检、人事、教学、科研、科技开发等事务工作以及院内外的协调工作。
2.院综合办公室由主任全面负责,副主任协助主任工作,并分管党务、纪检及学生工作等工作。明确职责,分工协作,共同完成院领导布置的各项任务。
3.负责学院和校职能部门间的联络工作。负责落实和督办上级部门要求完成的各项工作。
二、工作类别及规程
l.会务工作
(l)学院工作例会主要包括:1）院党总支委员会会议,书记主持,委员出席,院办主任根据需要列席:2）院务会议,院长主持,各副院长、书记出席,院办主任列席；3）院党政联席会议,书记或院长主持,书记、院长、院办主任出席,根据需要各系主任出席。
(2)安排院务会议和院党政联席会议的议程,作好记录,并做好会前各项,准备工作,报院长或书记确定后,通知与会人员(包括时间、地点、议题等),会后印发会议纪要,并督查会议决定事项的落实。
(3)安排全院性大会和政治学习的会场布置、会议通知、会议服务、会议记录等工作。切实做好督办和向领导反馈的工作,并建立台帐,作为考核的重要依据。
2.公务接待
(l)公务接待主要对国内外知名人士、学者、专家及上级领导、上级机关和兄弟院校来院指导、参观考察、商洽工作的接待活动。接待人员应热情周到,彬彬有礼。
(2)确定接待规格。院办人员得知有领导、宾客来院视察、来访,先要了解来宾的姓名、身份和来访的目的,及时向领导汇报,确定接待规格。上级领导来院视察应由党政主要领导出面,其他来宾一般按领导分工对等接待。
(3)周密计划、热情接待。根据接待需要安排会场,通知参加陪同人员,准备记录和录音、录像,组织好接待和接送工作。院办主任或副主任按分管工作范围,参与陪同、承办接待事务。
(4)坚持勤俭节约原则做好招待工作。在宾客来访或商谈工作的公务接待中,可根据需要适时安排宴请或工作餐。除特殊接待安排宴请外,一般采用工作餐。由负责接待的院办主任或副主任控制招待规格和陪同人数,一般安排对口的院领导和少数相关人员参加,勤俭节约,不讲排场,不摆阔气。
(5)负责接待院内外的群众来信、来访工作,了解情况,及时研究解决,超出办公室管理权限的问题及时向院领导汇报。
3.经费协助管理工作
(1)加强学院的行政经费的管理,促进有限经费的合理使用,树立勤俭办学的观念,协助分管院长搞好经费财务管理。
(2)院办主任和副主任按分管工作范围,协助书记、院长对党务、行政、教科、科技开发和教师进修培训及预算外经费等方面进行预算,对使用经费的项目进行必要论证,编制预算计划。
(3)建立经费使用登记制度。院办人员做好各类经费使用登记工作,对购买的物资器材要办理建帐、验收、入库等手续。
(4)根据审批、记帐、保管相互独立的原则,落实记帐、保管分开的具体事项。
4.印鉴、通讯工作
(l)印章的管理。学院的公章是一种权力的象征。院办副主任负责保管、使用。保管者不得委托他人代盖印章,不得自行随意带出办公室或交他人拿走使用。使用公章须征得院领导或院办主任同意。用印须有严格的登记制度,不准给空白信件盖印。
(2)通讯管理。为保证电话线路迅速、准确运行,加快信息传递,节省经费开支,应制定电话管理、传真机管理、电子邮件管理等规定。院办建立电话记录薄,接话人应对重要电话及时通知,将受话的内容逐项记录清楚,及时转告有关人员。接打电话要做到礼貌用语、态度热情、内容简洁。院办收到传真件函件和电子邮件应立即转送有关人员。
5.出差、请假管理
(1)收到有关会议通知后,需外出的教师,事先应征得教研室主任意见,报请院长同意后落实。任课教师不得擅自调课或请人代课,必须按有关教师调、停课的管理规定办理调课手续,到院办办理有关手续。
(2)院中层干部因事、因公外出,需事前征得院分管领导同意。院领导外出开会、联系工作需通知院办,以便院办了解领导去向,安排车辆,协助处理急办公务。
(3)教职工因事、病需请假或因公外出,均应向院办递交准批的书面假条(三天内由系主任批准,三天以上需经分管院领导批准),由院办秘书负责登记。
6.文书工作
(l)来文处理程序为:签收、登记编号,批办、传阅,承办、归档等。
签收:院办秘书拆封、清点、签收。
登记:院办秘书将来文分类登记,在来文右上角加盖收文章,流水编号,力日贴"文件处理单",并填写登记薄。
批办:院办主任及时将来文按领导分工,呈送有关领导阅读或批示处理意见。急件应立即呈送批办。
传阅:按领导的批示,对需其他领导和部门阅知的文件,及时转送给传阅者,传阅者应在文件处理单上签字,一般不在领导人员之间横传,以防文件丢失。
承办:根据领导批示意见,办公室及有关人员对应办文件进行具体办理。办理结束将办理情况填写在文件处理单上。
(2)发文处理
收发处理程序为:拟稿、核稿、呈批、登记及编号,印制及分发,立卷归档等。
学院向上级机关的请示、报告及对外联系文件,须经院办办理。
学院撰发的公文主要包括:向上级机关行文一一请示、报告；对下属部门发文一一通知、通报、决定、决议；向其他单位行文一一信函;以及会议纪要、规定、办法等文种。
拟稿:根据会议决议或院领导意图,院办主任、副主任进行构思、草拟文稿。
核稿:院办主任对文稿的文字、内容、格式进行校核。
呈批:校核过的文稿送交院领导进行审批和签发。以党总支名义发的文件由书记
签发；以学院名义发的文件,涉及学院重大政策和决策性的由院长签发;涉及教学、科研及其他日常工作由分管领导签发。以办公室名义发的文件由院办主任签发。
登记编号:文件印发前必须登记编号。按文件发文名称编流水号。文号应体现发文机关、发文时间、文件号。不得编空号和重号。
印制及分发:印制好文件由院办副主任加盖公章,以确保发文有效。
立卷归档:(见后文)
(3)立卷归档
文书的立卷与归挡,是档案工作的重要组成部分。院办收发的各类文件、资料、信函等必须分类整理存档,院办指定专人负责,做到有条不紊,不遗漏、不丢失、齐全完整,以备查询。每年三月份对上一年的文件及其他资料进行整理,按档案立卷要求组合立成案卷,装订成册,确保案卷质量。存档的全部文件、资料应做好保密工作,不得随意查阅和复印。因工作需要查阅,须经院办主任同意。
7.统计工作
学院的统计王作出院办负责,指定专人负责全院综合统计工作制定相应的规章制度,及时准确填写上级机关的统计调查表格,管理本院的统计调查资料和各项基本统计资料。建立健全各类统计的原始记录和统计台帐,开展调查研究,定期进行统计分析。院办指定专人做好大事记记载和编写工作。
8.学生工作
办公室副主任协助总支分管学生工作,负责全院的学生工作。
郑州大学药学院
二○○六年四月八日
