校长办公会议是学校行政议事决策机构，优化其组织工作对保障学校科学决策、民主决策、依法决策至关重要。根据《郑州大学校长办公会议议事规则》（郑大党发〔2019〕13号）要求，为进一步提升校长办公会议组织的系统性、规范性、科学性，更好服务校长决策，推动和保障学校各项重要工作落实，本着“及时发起、充分论证，前置审核、分类沟通，科学决策、督导落实”的原则，对校长办公会议的组织工作进行优化调整。
一、议题发起
（一）发起人（单位）
校长，学校领导班子其他成员。
（二）工作内容及程序
1.校长根据学校改革发展稳定需要随时发起议题。
2.学校领导班子其他成员围绕分管领域工作，对需要校长办公会议决策的事项，及时发起议题。
3.机关职能部门、承担管理职能的院系与直附属单位，涉及需要校长办公会议决策的事项，由分管（联系）校领导同意并及时发起议题。
4.不承担管理职能的各院系与直附属单位，涉及需要校长办公会议决策的事项，通过业务主管职能部门提出，由部门分管校领导同意并及时发起议题。
二、议题论证
（一）责任单位
机关职能部门，承担管理职能的院系与直附属单位。
（二）工作要求
1.根据学校相关规定，须经特定组织、机构研究的重大事项，应先经相关组织、机构研究通过。
2.对专业性、技术性较强的重要事项，应经过专家评估及技术、政策、法律咨询，涉及学术事务的重要事项，应充分听取学术委员会等学术组织意见。
3.对事关师生员工切身利益的重要事项，应通过教职工代表大会或其他方式，广泛听取师生员工的意见。
4.议题事项涉及部门职能交叉的，承办单位应书面征求相关部门意见，并与相关分管校领导事先沟通。
5.制定、修订行政规章制度以及签订对外合作协议，承办单位应按以下流程办理：
（1）充分调研论证，与相关单位沟通并形成共识。
（2）起草制度、协议文本。其中，制度文本应符合《郑州大学行政规章制度制定与管理办法》（校政〔2021〕10号）的要求，对原有制度进行修订的，应注明修订依据，并对修订内容作对照说明（参见附件1）。协议文本应符合《郑州大学合同管理办法》及有关实施细则的规定，详细载明协议背景、权利义务、违约责任等内容。
（3）提交分管校领导审核，征求其他参会校领导意见，并根据修改意见进行完善。
（4）通过法制办公室协调法律顾问进行合法性审查。
（5）根据合法性、规范性审查意见对文本进行修改或补充材料。
5.对涉及经费的重要事项，承办单位应提交资产与财务部预审，形成详细预算表。预算表、专家论证意见（参见附件2）应随议题材料一并提交。
6.所有议题材料按程序论证审核后，应及时提交党政办公室，便于安排议题审核和沟通等事宜；原则上当周提交的议题，不列入当周校长办公会议研究范围。
三、议题审核
（一）责任单位
党政办公室。
（二）审核内容
1.是否属于校长办公会议事决策范围（目前正会同各单位协商，拟采取尽可能逐项列明的方式规范决策范围，参见附件3）。按照《郑州大学校长办公会议议事规则》（郑大党发〔2019〕13号）要求，认真审核议题内容。对是否需上会研究有争议的，提交校长审定。
2.是否符合议题申报流程程序要求。对于需要完善程序或内容的议题，党政办公室要在1个工作日内，将修改意见及时一次性反馈议题承办单位，并配合做好议题修改完善和再申报工作。
3.是否符合校长办公会议题材料格式要求党政办公室要规范材料格式模板（见附件4），并定期组织承办人员培训。
四、议题沟通
（一）责任人（单位）
校长、学校领导班子其他成员，党政办公室。
（二）工作内容和程序
建立会议议题分级沟通机制，提升沟通效率与质量。
1.按照规定需由校长办公会研究的年度程序性工作（如学生毕结业资格审定等）。由党政办直接纳入校长办公会议议题安排，并由校长最终确定。
2.对事项简单且论证充分的议题。由党政办公室转呈议题材料并征求校长意见；校长认为需进一步沟通的，另行安排与分管校领导进行沟通。
3.对事项复杂且涉及面较广的议题。由党政办公室根据校长工作日程，主动做好校长与分管校领导面对面沟通事宜安排。沟通前，牵头部门（单位）在准备文字版的同时，要同步认真准备汇报PPT，详细阐明议题背景、逻辑关系、解决问题的具体办法、可行性与潜在风险分析评估等。根据分管校领导与校长沟通情况，确定是否列入会议议题。
五、议题研究
（一）责任人（单位）
校长、学校领导班子其他成员，党政办公室。
（二）工作程序和内容
1.原则上校长办公会议每周一下午召开，遇有重要情况经校长同意可以随时召开。
2.校长办公会议成员一般为学校行政领导班子成员、校监察专员。会议必须有半数以上成员到会方能召开。会议成员因故不能出席时，应当在会前向校长请假。
3.学校党委书记、副书记等可视议题情况参加会议。
4.学校法律顾问列席会议，相关行政职能部门负责人根据工作需要列席会议。议题相关单位负责人可以列席会议；涉及师生切身利益的重大议题可以邀请师生代表列席。具体列席单位由议题承办单位在议题申报表（见附件5）上列明，经分管校领导审核后，随议题单一并呈校长审定。
5.校长办公会议按既定议程逐项进行。无特殊情况或未经会议主持人同意，一般不临时动议议题。
6.校长办公会议议题由分管校领导或相关单位负责人汇报。出席人员应当充分讨论，对决策建议明确表示同意、不同意或缓议的意见，并说明理由。未到会领导班子成员的意见可以书面形式表达。校长在广泛听取意见的基础上，最后作出决定。
7.紧急情况下不能及时提交校长办公会议研究讨论的事项，可由校长与分管校领导共同商议临机处置，事后应及时向校长办公会议通报。
8.校长办公会议议题涉及与会人员本人及其亲属的，本人必须回避。
六、议题落实
（一）责任人（单位）
分管（联系）校领导、议题涉及单位、党政办公室。
（二）工作要求
1.校长办公会议作出的决定，适合公开的应当依据有关规定及时公开。对研讨过程及需保密的会议内容和尚未正式公布的会议决定，参会人员应当遵守保密规定。
2.校长办公会议讨论决定的事项，由学校分管领导或相关单位负责组织实施。
3.因情况变化无法按原决议执行，或决策执行过程中需作重大调整的，应当提交校长办公会议决定。
七、议题督导
（一）责任人（单位）
党政办公室、督查办公室。
（二）工作要求
1.跟踪督导。建立有效的督查、评估机制，确保决策落实。
2.定期汇报。督查办公室围绕校长办公会议决策落实情况，每学期向校长办公会议作一次专题汇报。
3.急事急办。对于校长交办的紧急性上会事项，由党政办公室、督查办公室会同业务承办部门参照“13710”机制，推进议题的发起、论证、提交、沟通等相关工作。
八、保障提升
（一）责任人（单位）
党政办公室。
（二）提升内容
兼顾保密安全与便捷使用，采购平板电脑与专项会议系统，优化信息化服务手段，提升保障校长办公会议能力。
附件：1.规章制度修订对照说明（模板）
2.专家论证意见书（模板）
3.校长办公会议事决策事项（模板）
4.校长办公会议题材料（模板）
5.校长办公会议题申报表
