为加强学院内部管理，规范工作流程，提升工作效率和质量，提高公开透明度，特制定本规定。

一、适用范围

（一）学院党委、行政发文；

（二）学院党委会、党政联席会会议决议通知；

（三）学院有关专题会议纪要；

（四）外来文等其他根据工作需要办理的公文。

二、公文处理原则

坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

三、党委行政发文规范

（一）发文类型

1.有关党委工作制度、党建工作方案、任命决定等应发党文；

2.有关行政工作制度、行政工作方案、聘用决定等应发政文。

（二）文件起草

1.文件起草应符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同上级有关文件、学院现行有关文件相衔接；文件内容简洁，主题突出，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行，结构严谨，表述准确，文字精练。

2.文件起草前应深入调查研究，广泛听取意见，充分进行论证。

3.文件起草承办人由文件涉及事项分管班子成员指定，并指导做好起草工作。涉及多位班子成员的，由党政主要领导确定牵头班子成员，由牵头班子成员会同其他班子成员协商确定文件起草承办人。

4.起草好的文件，在提交党委会或党政联席会审议前，应呈送党委委员或党政联席会成员提前审阅，以便充分讨论审议。

（三）文件审议

起草好的文件提交党委会或党政联席会审议。

（四）文件审核签发

经党委会或党政联席会审议后，文件起草承办人应依据相应会议审议精神修改后，提交分管班子成员审核后签发。签发形式为在装订好的纸质版文件首页的右上角上进行签字，并注明日期。

（五）文件编号

签发后的文件电子版交由党政办统一编号。编号参照《郑州大学行政公文处理办法》（校政〔2016〕19号）执行。

（六）文件印制发布

1.党政办负责文件印制和发布工作，原则上各类文件应发至学院领导班子成员、各系（中心、研究所）、各教工党支部、各内设科级机构和党委秘书、院长助理等学院中层负责人。

2.为精简高效，文件一般以添加学院内部接收单位或人员标记水印的PDF电子版形式发送。

3.依据文件内容，由党政办征求分管班子成员意见，确认是否在学院网站公布。

4.接收文件人员应按照要求做好文件保存、保密工作，严禁私自通过互联网对外发布学院文件。

（七）文件存档

文件签发材料和编印好的文件，由学院党政办指定专人负责签收、存档，存档时应注明文件名称、编号、发布日期等信息，以便日后查阅和追溯。存档文件包含电子版和纸质版，并要一一对应。

四、会议记录纪要规范

（一）会议记录规范

1.党委会、党政联席会、党委理论学习中心组集中学习会议由党委秘书做好会议记录。

2.重要的专题会议，由召集会议的班子成员指定人员做好会议记录。

3.会议记录要包含：会议名称、会议时间、会议地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人等基本信息；根据会议研究的内容如实记录会议所作出的决议或决定，包括背景、内容、执行要求等。

（二）会议纪要规范

1.党委会、党政联席会纪要由党委秘书依据分工和要求撰写，撰写完成后应进行初审，确保内容准确、格式规范；会议纪要要按年度进行统一编号。

2.党委会会议纪要由党委主要负责人审核签字，党政联席会会议纪要由党政主要负责人共同审核签字；纪要撰写人、党政办公室和党政主要负责人分别留存，党政办公室负责归档备查。

3.党委会、党政联席会会议纪要由党政办公室指定专人保管按年度登记造册，归档备查。

4.重要专题会议由召集会议的班子成员依据实际情况确定是否要编发专题会议纪要，并指导具体承办人员。专题会议纪要的编发要经相应班子成员审核签字，并报党政办公室留存备案。

5.需要存档的会议纪要电子版和纸质版要一一对应，保管人员应加强对会议纪要的保密管理，如需复印、借阅等使用，需要由所涉事项内容的主管班子成员签字同意后，方可提供有关纪要内容。

五、会议决议通知规范

（一）会议决议通知适用范围

1.党委会、党政联席会决议事项，应编发决议通知。

2.重要专题会议由会议召集班子成员确定是否编发决议通知。

（二）会议决议通知编发

1.决议通知内容依据相关会议纪要内容确定，应清晰明确地阐述决议的具体内容，包括决议的目标、任务、措施等，明确执行决议的具体要求，如责任人、执行时间、执行标准等。

2.决议通知由党政办公室或起草会议的党委秘书负责发送至决议内容涉及的相应系（中心、研究所）、学院内设机构或相应责任人，可通过添加标记水印的PDF电子版发送。

3.有关决议事项涉及的班子成员，因故未能参加会议决议的，由党政办公室负责通报会议决议情况或呈送决议通知。

六、外来文处理

（一）外来文范围

1.学校及上级单位下发至学院的文件通知等。

2.校外其他单位来文。

（二）外来文处理规范

1.外来文统一由学院党政办公室负责协调处理。

2.学校及上级单位下发至学院的文件通知等，由党政办依据文件内容涉及的有关事项，提交具体分管班子成员贯彻落实；具体分管班子成员不明确的，涉及党委工作的，由党委主要负责人明确具体负责班子成员；涉及行政工作的由行政主要负责人明确具体负责班子成员。

3.其他一般外来文，由党政办公室依据相关事项，提交具体分管班子成员，结合学院实际规范处理；具体分管班子成员不明确的，涉及党委工作的，由党委主要负责人明确具体负责班子成员；涉及行政工作的由行政主要负责人明确具体负责班子成员。

七、附则

本规定自发布之日起施行，由学院党政办公室负责解释。如有未尽事宜，可参照上级有关规定执行。