各学院：

根据我校2024年学生工作安排，现将2024级本科生学生档案建立工作的有关事宜通知如下：

一、工作安排

1. 10月14日至10月16日：（1）拷贝高招电子档案；（2）领取郑州大学学生档案袋、《郑州大学学生登记表》（以下简称学生登记表）、部分新生高中档案。

2.10月17日至10月31日：（1）审查整理2024级新生纸质档案材料；（2）填写、审核学生登记表并逐级盖章；（3）填写学生档案袋封面。

3.11月1日至11月15日：审核、归档2024级新生档案。

二、领取档案材料及拷贝数据

1.高招电子档案包括高考报名信息表、成绩志愿信息表、体检信息表三项，属于重要涉密数据。拷贝时，务必专盘专用、专人保管，由辅导员本人前来办理并签订保密承诺责任书，严防档案数据丢失、泄密及伪造篡改。

2.领取档案材料及拷贝数据时，需携带《XX学院2024级学生名单》（附件一），纸质版辅导员手写签名并加盖学院公章，提前将电子版发送至学生处档案管理科邮箱xscdak@zzu.edu.cn。

三、整理审查新生纸质档案材料

1.本着“谁签字，谁负责”、“谁盖章，谁负责”的原则，各学院务必严格把关，仔细审查所有2024级新生的高中、高招纸质档案和郑州大学学生登记表等材料。

2.高招材料共三项，请详细统计每一名2024级新生的高招材料缺项，并将缺项材料打印输出，经审查合格后加盖学院公章，以备后期建档。不加盖学院公章的打印材料，不得归档。

3.新生档案中已有的高招材料无需再重复生成。

四、填写、审核学生登记表

1.按照学生登记表填表说明，由学生本人用黑色水笔或钢笔认真填写，不得涂改或留空白。档案材料事关重大，不得伪造或涂改，请各学院负责人严把审核关口。

2.“主要社会关系情况”一栏，应填写与本人关系较密切的家人、亲属，不得空白，不得填写老师或同学。

3.填表完毕后，需逐级签字、审核及盖章。具体流程：经本人签字、学院分管学生工作的副书记签字，加盖学院公章后，以学院为单位统一到学生处档案管理科审核盖章，而后到学生处综合管理科加盖学生处公章。

五、装档及填写档案袋封面

1.需装档的新生档案材料包括五种：高中档案材料、高招档案材料、学生登记表、团员材料、《郑州大学学生健康体检表》。

2.填写郑州大学学生档案袋封面，一律使用黑色水笔或钢笔，字迹清楚工整，不得伪造或涂改。

3.归档材料，按照学生档案袋封面的材料表格清单，在相应条目后，写清楚：“份数”、“归档日期”、“学院经办人签字”。材料清单中没有的，请具体咨询学生处档案管理科。

4.学生登记表和学生档案袋的填写规范，见附件二。

六、审核及归档

1.审查合格的新生档案，方可在学生处档案管理科归档。资格复查中有问题的档案，暂不移交。

2.《准考证》和《录取通知书》不属于归档材料，请妥善保管，勿归入学生个人档案。

3.审核归档时，将所有2024级新生档案按照学号由小到大、整个学院通排，并附相同顺序的《XX学院2024级建档学生名单》（附件三）纸质版（分管学生工作的副书记签字，加盖学院公章），电子版发送至档案管理科邮箱。

4.其他事宜，请咨询学生处档案管理科：

办公地点：主校区综合管理中心209办公室

档案管理科邮箱：xscdak@zzu.edu.cn

联系电话：高老师 0371-67781613