各学院：

为规范我校2026届全日制普通本科毕业生档案管理工作，确保档案材料真实完整、准确规范，转递过程安全有序，切实维护毕业生就业、升学、政审等各项合法权益，现就2026届本科毕业生档案集中归档工作有关事项通知如下：
一、归档材料及要求

（一）应归档材料

1.毕业生登记表（延期毕业学生，此表暂不归档，待取得毕业证书后另行办理）

2.本科阶段完整成绩单

3.学士学位证明

4.最后一学年的综合素质测评表（确保：综测表总份数与学制相同）

5.校级及以上的评优评先、表彰奖励登记表（日期等均须填写完整）

6.团员材料（团员证无需归档）

7.党员材料（①若学生档案不转递，党员档案勿归档；②归档的党员档案，必须经学院密封并加盖学院党委公章）

8.体检表

（二）说明

1.所有归档材料必须是已办结且填写完整的原件，复印件不得归档。

2.其他特殊情况，请辅导员直接联系档案科，具体咨询。

二、具体流程

（一）前期准备工作（各学院须在本单位归档日前1个工作日完成）

1.材料核查整理：以学生个人为单位，对照“应归档材料”逐一核对，确保材料齐全、信息准确、无涂改遗漏，整理形成“一人一册”（无需装订，仅按顺序叠放）。未提前整理的学院，不予受理归档。

2.名单报送：填写附件2《XX学院2026届毕业生归档名单》，电子版须于本单位归档日前1个工作日发送至档案科邮箱：xscdak@zzu.edu.cn，邮件主题统一命名为“XX学院2026届毕业生归档名单”；加盖学院公章的纸质版于归档当日提交至档案科。

（二）现场归档流程

1.装袋登记：将整理好的“一人一册”材料放入对应学生档案袋，对照归档材料名称，准确登记：份数、归档日期及经办人签字。

2.特殊处理：档案袋封面需专门文字标注或者需粘贴调档函下联等情况，由学院各班指定1名专人统一办理。

3.密封档案：对已取得毕业证、学位证的毕业生档案，封条届时找档案科领取。

4.统一排序：所有档案严格按照学号由小到大顺序，整个学院通排。转专业学生档案放在最前，延毕学生档案放在最后（两者内部）。未按要求排序的档案，不予收档入库。

5.点验入库：由学院归档负责人与档案科工作人员共同对照《XX学院2026届毕业生归档名单》，逐本点验档案，核对无误后，签字入库。

三、工作要求

1.提高政治站位，压实工作责任。毕业生档案是学生在校期间学习、生活、政治表现的真实记录，关系到毕业生的切身利益。各学院须明确分管领导为第一责任人，选派政治素质高、责任心强的教师负责此项工作，确保归档工作零差错。

2.严格规范操作，确保材料质量。各学院须对照本通知要求，逐项核查每一份档案材料，杜绝材料缺失、信息错误、手续不全等问题。对因工作失误造成档案材料丢失、损坏的，将严肃追究相关人员责任。

3.强化保密意识，筑牢安全防线。各学院须对所有参与归档工作的人员进行保密纪律教育并备案登记。档案整理、归档全过程中，严禁将档案材料带出工作场所，严禁私自查阅、复制、拍照、传播或议论学生个人档案信息。

4.加强沟通协调，确保按时完成。各学院要合理安排工作进度，遇到问题及时与学生处档案科沟通对接，确保在规定时间内圆满完成归档及后续档案转递工作。

四、时间安排及其他

1.归档时间安排：各学院严格按照附件1《2026届本科毕业生集中归档学院时间安排表》执行，逾期不予单独受理。

2.工作地点：主校区综合管理中心209办公室（学生处学生档案管理科）。

3.办公时间：工作日上午8:30-12:00，下午2:30-6:00。

4.联系电话：0371-67781613。

5.重要提醒：档案必须是公对公邮寄。因此，各位毕业生在填报毕业档案去向时，一定核实清楚收档单位是否具有档案保管权限。私企、学生本人等无权接收档案。

党委学生工作部、学生处

2026年6月5日