各院（系）：

根据我校2018年学生工作计划，现就做好2018级学生档案管理工作的有关事宜通知如下：

一、时间安排

请2018级辅导员9月27日至国庆节放假前到学生处档案管理科（行政中心211房间）领取档案袋和郑州大学学生登记表。

二、收集整理高招纸质档案

1、请各院(系)负责人做好新生高招纸质档案的收集、整理工作。要逐一核查，落实清楚每一位新生有无高招纸质档案。统计结果须清晰明了，如果目前确实没有纸质档案，或缺少档案材料中的某一项（或几项），院(系)必须有详细统计并说明原因，写出书面报告告知档案室备案。

2、新生复查中有问题的档案暂不移交档案室。

3、 党团材料须归档，并分别列出。

4、“准考证”和“录取通知书”不属于归档材料，由各院(系)存档备查，请不要归入学生本人档案。

5、高招档案袋应予以保留，请不要丢弃。

三、填写学生登记表

1、 严格按照学生登记表要求，由学生本人认真填写，不得涂改或留空白。

2、“主要社会关系情况”一栏，应填写与本人关系较密切的家人、亲属，不允许填写老师或同学，更不允许空白。

3、填写完毕后，加盖党总支公章并移交档案室，再经档案室审核确认后，以院(系)为单位到学生处综合办加盖学生处公章。

4、 上述完成后，将学生登记表归入学生个人档案，并在“份数”栏内标注份数 。

四、填写学生档案袋

1、 新生辅导员应本着认真负责的态度，填写郑州大学学生档案袋，填写时一律用钢笔或签字笔，字迹要清楚、工整。

2、 全部学生档案材料分为入大学前（高中高考档案）和入大学后两部分。

第一部分是指所有高中、高考阶段的档案材料。（1）“高中学习阶段档案材料”主要包括高中学籍登记表、高中健康卡。（2）“参加普通高招录取档案材料”主要包括高考报名登记表、体检表、高考志愿表。

如果该生的高中、高考档案已转到我校，应分别在“高中”及“高考”档案 “份数”栏内写×份，请不要一一列出。而目前高中、高考档案尚未到者，请不要在该栏目做任何标记。

第二部分是指入郑州大学后的学生档案材料。若档案袋封面已印有该材料名称，请将其归入档案袋，并在相应栏内写一份。没有则空着，请不要做任何标记。如果某些学生的档案材料（如团员材料）在“材料名称”栏目中没有显示，应单列出来，并标注份数。

3、上述材料归档日期以这次归入郑州大学学生档案袋的实际日期为准。

4、院（系）经办人签字一栏必须由年级辅导员负责签名。

五、归档要求

1、归档时按照档案袋所列顺序进行，各项工作完毕后，请把学生档案按学号顺序分专业排列，并附相同顺序（指姓名）的纸质名单，于11月25日前一并移交到档案室。

2、院（系）向学生处移交纸质档案的同时，还应向学生处报学生电子档案，格式采用Excel表形式，内容参照电子档案样表。

电子信箱：yxx@zzu.edu.cn.。

联系电话：67781613