为了全面贯彻落实国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）等有关精神，特制定本细则及工作方案。

第一章 文件材料归档原则和范围

一、归档原则

第一条 归档的文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌；对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值；对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

第二条  归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学校党政各部门职能活动的全过程。

第三条  归档文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

二、 归档范围及分类

第四条  依据教育部、国家档案局、河南省档案局及有关部门和郑州大学的相关规定，结合我校实际情况，郑州大学档案馆对档案保管期限为永久和定期在30年以上（含30年）的文件材料纳入归档，其收集归档范围主要有:

（一）党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、专题、著名人物等十二大类。

1、党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。按照《郑州大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》进行分类归档。

2、行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。按照《郑州大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》进行分类归档。

3、教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究、学校培养学历教育学生的学籍等各类文件材料，按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

4、科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

5、基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

6、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的贵重仪器设备的统计报表材料。

7、产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

8、出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

9、外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的文件材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的文件材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的文件材料。

10、财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

11、专题类：本校在重大活动、重要事件中形成的各类文件材料，特别是关系到民生以及专业性的文件材料。

12、人物类：包括历任校级领导、院士以及对学校发展建设、科技进步做出突出贡献的著名专家的成长资料。按照文字、口述、实物、音像等分类、编目后建立人物档案全宗。

（二） 归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式以及实物档案。

1、声像类文件材料主要包括综合管理、制作工作和声像载体材料方面的内容。具体范围见《郑州大学声像载体档案管理实施细则》。声像类归档实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

2、实物档案主要包括本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖励证件，学校发展中有纪念意义的物品，在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，名人字画、印信等对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

第五条  归档的文件材料重点以本校形成的全局性、综合性的文件材料的原件为主；上级来文应以针对学校的指令性、指导性文件为主，其次是上级和其他单位发来的需要本校贯彻执行的文、电及附件。

不归档的文件材料:

（一）上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；

（二）上级机关任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

（三）本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（四）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（六）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

（七）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

（八）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档文件材料，各单位可根据需要，按资料自行保存。

第二章 归档部门立卷和归档流程

第六条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

第七条  学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。

第八条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

一、收集归档

第九条  各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预测新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

第十条  各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集归档。

第十一条  归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

二、整理组卷

第十二条  整合组卷采取分工负责，责任到人的管理规范。

第十三条  各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

第十四条  立卷归档工作是档案管理的重要基础工作。为保证文件材料收集齐全,准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,进行以下分工：

（一） 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二） 以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

（三） 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（四） 校内各部门向党委、学校的请示报告正文及批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

（五） 两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

（六） 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

（七） 重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第十五条  立卷分类按照年度、问题和保管期限。

（一） 分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（二）分问题：将文件按其内容所反应的问题、事由分开。

（三）分保管期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

第十六条  归档文件以件为单位整理和保管。需要立卷组合材料一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。

第十七条  会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

第十八条  卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

（一） 密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（二） 同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

（三） 不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

（四） 会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

（五） 上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

（六） 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

第十九条  对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

第二十条 卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。以件立卷的则以件为单位编页号。

第二十一条  归档文件的编目

（一） 以“卷”为单位

1、编制案卷目录

（1）案卷号：案卷实体的编号。

（2）案卷题名：案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确，案卷题名字数控制在40个字以内。

（3）年度：案卷内文件形成的年度。

（4）页码：卷内文件总页数。

（5）保管期限：案卷的保管期限。

（6）备注：用于填写案卷需要补充和说明的情况，包括缺件、移出件、销毁件、插入件等。

2、编制卷内文件目录

（1）件号：卷内文件的排列顺序号。

（2）文号：填写文件制发机关的发文字号。

（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。

（5）日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：2012.02.08）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。

（6）页号：卷内文件起止之页的编号。

（7）备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。

立卷者要按以上内容拟制案卷目录、卷内文件目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份存查。

（二） 以“件”为单位

1、件号：文件的顺序号

2、文号：文件制发机关的发文字号；

3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

5、日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：2012.02.08）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

6、页数：每件归档文件的总页数；

7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。

归档整理者要按以上内容编目,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份存查。

第二十二条  填写卷内备考表：

（一）以“卷”为单位的，备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：检查人应是档案部门负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日  期：归档文件整理完毕的年、月、日。

（二）以“件”为单位的，每盒归档文件应填写备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十三条  各种文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

第二十四条  文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

第二十五条  文件材料归档时，立卷者或整理者要打印（或填写）案卷目录及卷内文件目录（以“卷”为单位）、归档文件目录（以“件”为单位），并分别装订成册，一式两份，双方签字各执一份存查。

三、归档时间

第二十六条  档案材料归档时间为：

（一） 学校各部门应在次学年4月底前归档。

（二） 教学部门应当按教学年度归档。

（三） 科研和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。 

（四） 其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

第二十七条  对不履行职责、不按规定归档或者不按期移交档案的，依据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》等档案法律法规的有关规定，对立卷部门及责任人追究其相应责任。

第二十八条  本细则自发布之日起施行，由学校档案馆负责解释。若本条例与国家有关规定有冲突时，以国家有关规定为准。

郑州大学档案馆

 二O一二年五月十六日