各单位：

按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，我校将启动2017年度档案归档工作。请各单位将本部门2016年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交档案馆，2016年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请分年度整理好后一并归档。现就归档具体事宜通知如下：

一、工作要求

1、我校产生的各类档案是我校各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门、学院是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。

2、各单位要严格贯彻部门立卷制度，进一步加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时移交档案馆。

3、要严格按照各项档案法律法规规定和档案管理规范要求，依法治档，规范治档，严禁将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有或放置立卷部门自行保管。

4、根据新的《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）要求，《移交清单》（见附件1）格式作了部分调整，2017年归档文件材料须按新的格式执行。

5、在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案馆的沟通联系，共同做好2017年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。

二、归档范围

1、各立卷单位参照《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》（见附件2）确定的归档范围进行整理归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等）文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

2、2016年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3、学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教职工代表大会、学代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

4、各单位在2016年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

5、以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

6、2016年以前应归但未及时归档的文件材料。

三、归档要求

1、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

2、归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。

3、电子文档与纸质文件应同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的案卷目录（或归档文件目录）、卷内目录，并一并移交纸质文件、各类目录的电子版。

4、校内发文的排列顺序为：正本—文件处理签—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理签——正本。文件处理签及正文须加盖发文单位的公章。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

5、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

6、将文件材料有字迹的页面用铅笔逐页编写页码，无字迹的页面不编页码，编页码的位置在非装订边的下角，页码编写要求不漏号，不重号。

7、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。

四、归档时间

1、学校各党政部门和能按年度归档的其他单位，请于2017年4月30日前移交2016年度产生的以及2016年以前应归但未及时归档的各类文件材料；

2、各教学部门按教学年度归档；

3、科研、基建等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档；

4、已故职工人事档案在职工去世第5年4月30前归档。

五、归档程序

1、归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆按档案归档规范要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

2、移交手续：归档单位移交归档材料时需填写《移交清单》，移交清单一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查，电子版移交清单发送邮件至dag@zzu.edu.cn。

联系电话：

文书类档案：67767732

教学类档案：67763055

其他类档案：67767733

附件1：郑州大学档案馆归档文件移交清单

附件2：郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案

档案馆

2017年4月10日