校内各单位：

根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《郑州大学档案管理办法》等有关要求，为确保我校2018年归档工作有效开展，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1、学校产生的各类归档材料是我校各项活动真实的历史记录，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门、学院是学校档案工作的源头，要高度重视并认真做好文件整理归档工作。

2、严禁将公务活动中形成的属归档范围的文件材料据为已有或放置立卷部门自行保管。

3、兼职档案员要切实履行岗位职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。

二、归档范围

1、2017年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

2、2017年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会（研代会）、团代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

3、各单位在2017年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

4、2017年度以学校名义获得的省级以上荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词，废签章以及在校际交流中获赠的礼品、纪念品等具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

5、2018届及往届未归档毕业生（专科、本科、硕士、博士等）合影照片，包括以院（系）为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照（如有班级毕业合影照，一并整理归档）。

6、《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》（见附件1）确定的其他属归档范围的文件材料。

7、2017年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。

三、归档要求

1、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

2、归档材料必须完整，不要缺项、漏项,如请示与批复、正文与附件应一并归档，应逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。

3、应归档的红头文件必须包含红头文件（文件正本）正文及附件、签发单、底稿；红头文件应一式两份，其他归档文件材料一式一份。文件内的排序为：红头文件（文件正本）、发文处理单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。归档的红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。发文处理单如果是从OA系统中直接打印，则需在打印稿加盖部门公章。

4、归档的教学档案必须分别加盖学院和教务处或研究生院公章。

5、文件字迹应选用碳素墨水书写，印章应完整清晰。

6、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

7、毕业生合影照片要求纸质照片和电子照片各归档一份。纸质照片需标注：时间、地点、背景、摄影者（机构），以及院系（专业、班级）名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）；电子照片为jpg格式，与纸质照片完全一致，文件名以“郑州大学**学院**届（**级）**专业**班毕业合影”的方式命名。

8、各种载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档。

四、归档时间

1、按年度归档的各类文件材料应于5月31日前归档。

2、各教学部门按教学年度归档。

3、科研、基建等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

4、照片档案在活动结束后1个月内归档，2018届毕业生合影照应于毕业生离校前归档。

5、重大活动档案应在重大活动项目结束后1个月内归档。

五、归档程序

1、各单位在归档移交前，要按照归档要求进行立卷整理。

2、归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆按档案归档规范要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

3、归档单位移交归档材料时需填写《移交清单》（见附件2），毕业生合影照片除填写《移交清单》外，还需填写“毕业生合影照片备考表”（见附件3），并加盖所在单位公章。纸质移交清单一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

4、电子版《移交清单》、电子版毕业生合影照片及“毕业生合影照片备考表”，发送至邮箱dag@zzu.edu.cn。

5、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。

文书类档案：张老师  67739683

教学类档案：高老师  67763055

声像类档案：王老师  67767732

其他类档案：刘老师  67767733

档案馆

                                    2018年5月8日