各立卷单位：
　　档案真实地记录学校发展历程，保存学校历史记忆，服务学校中心工作，是学校的宝贵财富。为做好2019年度各类材料收集、整理、归档工作，根据《高等学校档案管理办法》、《郑州大学档案管理办法》等相关规定，现将2019年归档工作有关事宜通知如下：
　　一、归档要求
　　1、各单位应高度重视立卷归档工作，档案工作分管领导应及时部署档案归档工作，兼职档案员应按要求做好立卷归档工作，并确保归档材料的齐全、完整、准确、规范、系统。
　　2、严禁将公务活动中形成的属归档范围的文件材料据为已有或放置立卷部门自行保管。
　　3、归档材料须为加盖公章的原件，要求用纸规范、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。其中，红头文件须包含正文、签发单、底稿。归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件应一并归档，不得遗漏和散失。OA系统中的电子文件实行纸质、电子双套制归档。
　　4、其他载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档，并确保与纸质材料的一致性。
　　5、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、时间、地点、人物等背景信息。
　　二、归档范围
　　1、按照《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》（见附件1）确定的归档范围进行整理归档。
　　2、2018年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。
　　3、2018年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会（研代会）、团代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。
　　4、2018年度以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。
　　5、2018届毕业生合影照片（含电子版），并填写《毕业生合影照片备考表》（见附件2）。
　　6、各单位在2018年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。
　　7、2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。
　　三、归档时间
　　1、按年度归档的各类文件材料于5月31日前归档。
　　2、各教学部门按教学年度归档。
　　3、科研、基建等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。
　　4、照片档案在活动结束后1个月内归档，2017届毕业生合影照于学生离校前归档。
　　5、重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档。
　　四、归档程序
　　1、归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆验收合格后方可办理移交手续。
　　2、归档单位需填写《移交表》（见附件3），移交清单一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。电子版移交清单发送邮件至dag@zzu.edu.cn。　
　　3、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。
　　文书类档案：张老师，67739683
　　教学类档案：高老师，67763055
　　声像类档案：陈老师，67763640
　　其他类档案：王老师，67763055
　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案馆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2019年5月9日