各归档单位：

为做好2020年学校各类文件材料归档工作，确保各类材料及时、准确、完整归档，现将有关事项通知如下：

一、归档要求

1、各单位负责人要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要认真履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3、归档文件材料的整理要求：以“件”为单位的材料，按照正文在前、发文签、定稿的顺序进行整理。重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。以“卷”为单位的材料，要保持文件材料的完整性和系统性，并附交卷内文件目录。所有归档的文件材料须用铅笔进行页码编写，见字编页，正面编在右下角，背面编在左下角，空白页面不编写（完整印装成册并编有页码的，文件原有页码与拟编页码相同的，不再重复编写），每份文件均从“1”开始编写页码。OA系统中的电子文件实行纸质、电子双套制归档。

4、声像类归档材料整理要求：照片和视频材料须图像清晰、反映事件清楚完整，并标明事由（事件）、时间、地点、人物等背景信息。

5、其他载体（如光盘、磁盘、电子文件等）归档材料应随相应纸质文件材料同时归档，并确保与纸质材料的一致性。

6、归档的文件材料须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，须按要求整理后方可移交。

二、归档范围

1、按照《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》（见附件1）确定的归档范围进行整理归档。

2、2019年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3、2019年度学校举行重大活动、发生重大事件中形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会（研代会）、团代会及承办省级以上大型体育赛事、重要会议及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

4、2019年度以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

5、各单位在2019年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

6、2019年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。

三、归档时间

1、按年度归档的各类文件材料于5月31日前归档。

2、教学部门按教学年度归档。

3、专题性、成套性的归档材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

4、声像类归档材料在活动结束后1个月内归档。

5、重大活动归档材料档案应在重大活动结束后一个月内归档。

四、归档程序

1、归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆验收合格后方可办理移交手续。

2、归档单位需填写《归档材料移交表》（见附件2），移交表一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。电子版移交清单发送邮件至dag@zzu.edu.cn。

3、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。

文书类档案：张老师 67739683

教学类档案：高老师 67763055

声像及其他类档案：王老师 67767732

档案与校史馆

2020年5月11日