各归档单位：

学校产生的各类归档文件材料是学校各项活动真实的历史记录，集中反映学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。为进一步做好2021年文件材料归档工作，按照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《郑州大学档案管理办法》等有关要求，现将具体事宜通知如下：

一、总体要求

1、各单位应高度重视文件材料归档工作，并作为本单位日常管理工作的重要内容，形成长效机制。档案工作分管领导应安排并督促兼职档案员按要求做好立卷归档工作，确保归档文件材料收集齐全，整理规范，归档及时。

2、各单位应树立“大档案”意识，确保归档文件材料“应收尽收，应归尽归”，不得将公务活动中形成的应归档文件材料放置归档单位自行保管或被个人占为已有。

3、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

4、各单位要及时确定档案工作分管领导和兼职档案员，报送档案与校史馆备案，并拟写本单位“文件材料归档范围和档案保管期限表”，报档案与校史馆审核后执行。

5、各单位在归档工作中应加强与档案与校史馆的业务沟通，确保归档工作顺利进行。

6、财会档案分室、基建档案分室、出版档案分室按照档案分室档案管理要求做好本部门文件材料归档工作。

二、归档范围

1、按照《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》确定的归档范围进行整理归档。

2、2020年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3、2020年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会（研代会）、团代会及承办省级以上大型体育赛事、重要会议及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

4、2020年度学校获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的各类实物，实物类材料应随相关纸质文件材料同时归档。

5、2021届毕业生合影照片（含电子版）并填写《毕业生合影照片备考表》（附件1）。

6、各单位在2020年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

7、2020年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的各类文件材料。

三、归档要求

1、文件类的归档材料以“件”为单位归档。校内发文的排列顺序为：正本—拟稿封面—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理签—正本。正文须加盖发文单位公章。底稿须使用碳素黑笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

2、科研、基建、设备等专业性归档材料,以“卷”为单位整理立卷，加盖立卷单位公章，并保持归档文件材料的成套性、完整性。

3、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以“册（本）”为单位移交。

4、归档材料应是加盖公章的原件，复印件原则上不得归档。各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。归档文件材料要求字迹清晰、用纸规范，无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。使用传真纸打印的文件须复印，原件同复印件一起归档。计算机打印的文件材料须使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。

5、归档材料必须完整，如正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应齐全完整归档，不得遗漏和散失。兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不得缺项、漏项，不要把属于一个内容的文件材料人为地分割开或遗漏。

6、文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角），页码编写要求采用2B铅笔书写，不漏号不重号。

7、实物类（印章、证书、奖杯等）、声像类归档材料（照片、图片、音视频等）须在编制题名时体现事由（事件）及时间、地点、人物等要素。

四、归档时间

1、按年度归档的各类文件材料于5月31日前归档。

2、各教学部门按教学年度归档。

3、出版刊物于5月31前归档。

4、科研、基建等专题性、成套性的归档材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

5、声像类归档材料在活动结束后1个月内归档。毕业生合影照片于当年学生离校前归档。

6、重大活动产生的各类文件材料应在重大活动项目结束后1个月内归档。

7、实物类材料在形成后1年内归档，确需在本单位保留一段时间的，应先移交档案与校史馆编目、拍照，再办理借出手续。

8、已故档案应在职工死亡五年后向档案与校史馆移交。

五、归档程序

1、文件材料归档时，档案与校史馆对文件材料的归档质量进行检查验收，不符合要求的将不予接收，要求限期整改合格后重新归档。

2、归档单位需填写《归档文件材料移交表》（见附件2），移交表一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。电子版移交清单发送邮件至dag@zzu.edu.cn。

文书类档案：张老师，67739683

其他类档案：王老师，67767732

附件：

1、《郑州大学毕业生合影照片备考表》

2、《郑州大学归档文件材料移交表》

档案与校史馆

2021年4月27日