机关各部门、校内各单位：

为进一步加强日常档案管理工作，完善兼职档案员网络，提高各类文件材料归档质量，保障我校档案工作体系的稳定运行，根据《高等学校档案管理办法》《郑州大学档案管理办法》的有关规定，学校实行兼职档案员制度。由于组织机构及人员变化较大，请各单位、各部门重新确定并报送各部门、各单位档案工作负责人及兼职档案员。现将有关事宜通知如下：

一、工作职责

（一）档案工作负责人主要工作职责

1.按照学校要求，统筹安排本单位档案工作。

2.选配兼职档案员，并维持兼职档案员的相对稳定。

3.为兼职档案员开展档案工作提供必要的工作条件，确保本单位档案工作顺利开展。

4.指导、检查、督促本单位兼职档案员做好立卷归档工作，对本单位各类归档文件材料归档质量负责。

5.设档案分室的单位，负责做好本单位专门档案管理工作。

（二）兼职档案员主要工作职责

1.认真贯彻落实档案工作的法律法规，严格执行学校档案工作各项规章制度。

2.熟悉本单位业务，积极主动做好档案工作。

3.按照档案自然形成规律，做好本单位归档文件材料的收集、整理、保管、利用、统计等工作，维护归档文件材料的准确、齐全、完整、系统。

4.执行归档文件材料形成单位“部门立卷”制度，做好归档文件材料的编目、组卷、装订、著录.上传等工作，保证归档质量，并按时向档案与校史馆移交。

5.主动接受档案与校史馆的业务指导和督促检查，对存在的问题及时整改。

6.积极参加档案业务培训和档案工作会议，努力学习档案业务知识和操作技能，不断提高业务水平。

7.做好归档文件材料的安全和保密工作。

二、相关要求

1.各单位需明确一名班子成员担任本单位档案工作负责人。

2.各单位应高度重视此项工作，选配熟悉本单位业务、责任心强、相对固定和稳定的人员担任兼职档案员，为兼职档案员工作创造条件和便利，关心并及时解决兼职档案员工作中遇到的实际困难和问题。

3.兼职档案员及其通讯方式应保持相对固定，确因特殊情况需要变更人员或通讯方式的，要及时办理相关手续。

三、材料报送

请各单位、各部门认真填写档案工作负责人及兼职档案员登记表（附件1），经主要负责同志签字、单位盖章后，于2024年4月30日前将扫描件发送至档案与校史馆邮箱：dag@zzu.edu.cn。邮件名称统一为“单位+登记表”。联系人：王老师 67767732。

兼职档案员请扫描下方微信二维码进入“兼职档案员业务交流群”，以便业务上进行交流沟通。进群后请修改备注为“单位+姓名”，谢谢配合！

附件1：档案工作负责人及兼职档案员登记表

2024年4月12日