为了全面贯彻落实国家档案局《各级各类档案与校史馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）等有关精神，特制定本细则及工作方案。

第一章 文件材料归档原则和范围

第一条 归档的文件材料必须反映学校主要职能活动和基本历史面貌；对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值；对维护国家、学校、师生、校友等权益方面具有凭证作用。

第二条  归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学校党政各部门职能活动的全过程。

第三条  归档文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

第四条  依据教育部、国家档案局、河南省档案局及有关部门和郑州大学的相关规定，结合学校实际情况，郑州大学档案与校史馆档案保管期限为永久、定期30年、定期10年，其收集归档范围主要有:

党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、专题、人物、已故、实物、声像等十五大类。

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。按照《郑州大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》进行分类归档。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。按照《郑州大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》进行分类归档。

（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究、学校培养各类学生的学籍等各类文件材料，按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（四）科研类：按国家档案局、科学技术部发布的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第15号）执行。

（五）基本建设类：按国家档案局发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的贵重仪器设备的统计报表材料。

（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品等。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的文件材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的文件材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的文件材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）执行。

（十一）专题类：本校在重大活动、重要事件中形成的各类文件材料，特别是关系到民生以及专业性的文件材料。

（十二）人物类：本校教职工职称评审相关材料。

（十三）声像类：反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、光盘等各种非纸质材料及相应的文字材料。具体范围见《郑州大学声像载体档案管理实施细则》。

（十四）实物类：包括本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖励证件，学校发展中有纪念意义的物品，在国内外交往中，友人赠送的纪念品，名人字画、印信等对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

（十五）已故类：学校已故教职工的人事档案。

第五条  归档的文件材料重点以本校形成的全局性、综合性的文件材料的原件为主；上级来文应以针对学校的指令性、指导性文件为主，其次是上级和其他单位发来的需要本校贯彻执行的文、电及附件。

不归档的文件材料:

（一）上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；

（二）上级机关任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

（三）本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（四）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（六）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

（七）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

（八）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档文件材料，各单位可根据需要，按资料自行保存。

第二章 归档部门立卷和归档流程

第六条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

第七条  学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。

第八条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第九条  各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预测新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

第十条  各立卷部门的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集归档。

第十一条  归档的文件材料采用打印或用黑色钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

第十二条  整合组卷采取分工负责，责任到人的管理规范。

第十三条  各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

第十四条  立卷归档工作是档案管理的重要基础工作。为保证文件材料收集齐全,准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,进行以下分工：

（一） 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由校党政办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二） 以党委、学校名义的发文，由校党政办立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

（三） 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由校党政办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（四） 校内各部门向党委、学校的请示报告正文及批复、批转的原件，由校党政办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

（五） 两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

（六） 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案与校史馆保存，任何人不得带入其他单位。

（七） 重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第十五条  立卷分类按照年度、问题和保管期限。

（一） 分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（二）分问题：将文件按其内容所反应的问题、事由分开。

（三）分保管期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

第十六条  归档文件以件为单位整理和保管。需要立卷组合材料一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。

第十七条  会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

第十八条  卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

（一） 密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（二） 同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

（三） 不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

（四） 会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

（五） 上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

（六） 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

第十九条  对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

第二十条 卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右上角（反面为左上角）。以件立卷的则以件为单位编页号。

第二十一条  归档文件的编目

（一） 以“卷”为单位

1.编制案卷目录

（1）案卷号：案卷实体的编号。

（2）案卷题名：案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确，案卷题名字数控制在40个字以内。

（3）年度：案卷内文件形成的年度。

（4）页码：卷内文件总页数。

（5）保管期限：案卷的保管期限。

（6）备注：用于填写案卷需要补充和说明的情况，包括缺件、移出件、销毁件、插入件等。

2.编制卷内文件目录

（1）件号：卷内文件的排列顺序号。

（2）文号：填写文件制发机关的发文字号。

（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。

（5）日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：2024.05.16）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。

（6）页号：卷内文件起止之页的编号。

（7）备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。

立卷者要按以上内容拟制案卷目录、卷内文件目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份存查。

（二） 以“件”为单位

1.件号：文件的顺序号；

2.文号：文件制发机关的发文字号；

3.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

5.日期：文件的形成时间。填写时省略“年”“月”“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：2024.05.16）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

6.页数：每件归档文件的总页数；

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。

归档整理者要按以上内容编目,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份存查。

第二十二条  填写卷内备考表：

（一）以“卷”为单位的，备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：检查人应是档案部门负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日  期：归档文件整理完毕的年、月、日。

（二）以“件”为单位的，每盒归档文件应填写备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十三条  各种文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

第二十四条  文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案与校史馆不予接收，并限期改正后补交。

第二十五条  文件材料归档时，立卷者或整理者要打印（或填写）案卷目录及卷内文件目录（以“卷”为单位）、归档文件目录（以“件”为单位），并分别装订成册，一式两份，双方签字各执一份存查。

第二十六条  档案材料归档时间为：

（一）党政管理类档案材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月30日前归档。

（二）教学类档案材料和能按教学年度归档的文件材料应在当年年底前归档。

（三）科研类、基建类等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

（四）声像类档案材料在活动结束后2个月内归档。

（五）重大活动产生的各类文件材料，应在重大活动项目结束后1个月内归档。

（六）实物类档案材料在形成后1年内归档。

（七）已故档案应在教职工死亡5年5月31日前归档。

（八）其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

第二十七条  对不履行职责、不按规定归档或者不按期移交档案的，依据《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》等档案法律法规的有关规定，对立卷部门及责任人追究其相应责任。

第二十八条  本细则自发布之日起施行，由学校档案与校史馆负责解释。若本条例与国家有关规定有冲突时，以国家有关规定为准。

郑州大学档案与校史馆

 二O二四年十二月十七日