档案查(借)阅及利用工作是档案管理工作的主要任务之一。为充分发挥档案作用，既方便档案利用又确保档案的安全与完整，特制订本制度。

1、查(借)阅档案，须办理查(借)手续。档案原则上不能外借，特殊情况需办理审批手续，并严格限制借出时间。

2、学校内部各部门查(借)阅本部门档案，可直接到学校档案馆办理查(借)阅手续。跨部门查(借)阅重要档案材料，需经原档案材料形成单位同意，方可办理查(借)阅手续。

3、查(借)阅学校党委、行政、科研等部门的机密档案时，须经有关部门负责人同意，报档案馆长批准后，，方可查(借)阅档案。

4、校外单位查阅档案时，需持所在单位介绍信及有效证件；个人查阅本人档案时，需持本人有效证件；委托他人查阅时，需写委托书并附委托人有效证件（复印件），被委托人持本人有效证件方能查阅。如需要利用的档案属控制使用的，须经学校分管领导或档案馆长及有关部门负责人批准。

5、摘抄、复制非开放档案者，需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意，不得擅自公布档案内容。

6、查(借)阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等，如有违犯，按《档案法》有关规定，根据其情节轻重，依法处理。

7、根据《档案法实施办法释解》的有关规定，凡利用属收费范围内的档案实行收费，收费标准按有关规定执行。

8、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆将维护他们的合法利益。