为规范研究生学位归档材料的管理，根据《高等学校档案工作规范》和《郑州大学档案管理办法》的有关规定，研究生学位归档材料按如下要求和流程办理：

一、 归档案要求：

（一） 归档的研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的必须是红印或亲笔签字。

（二）归档的学位文件材料必须字迹工整、清晰，使用符合档案要求的书写材料，即使用碳素、蓝黑墨水；计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔，红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

（三）归档案的学位材料用纸要统一规格，采用国际标准文本用纸（A4纸）。论文答辩表决小票，应使用A4白纸裱糊，破损的文件材料桉要求进行修复。归档案的学位论文应是线装订本。

（四）归档的研究生学位材料，请各院、系按学号顺序排列。

（五）研究生学位归档材料以卷为单位，每位研究生的学位归档案材料为一卷（超过200页的分两卷），卷内排序按照“卷内目录”
的文件顺序排列。

（六）归档的研究生学位材料需编写页码，在卷内每份材料的文字页非装订线一侧下角，使用铅笔编写大流水号。已装订成册的实验记录和答辩论文，按册内的编号，不再重新编号。

（七）归档的研究生学位材料内，需粘贴像片的位置不能空。

（八）归档的成绩单一式两份，需填表人签字或盖章，所在院、系和研究生院同时盖公章。

二、 归档流程：

（一）研究生院为学位档案的形成、立卷、和归档的主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的布置与验收工作。

（二）根据“教学文件材料形成部门立卷的原则”研究生学位档案由各院、系教学专（兼）职档案员负责收集，按要求整理好，填写移交清单，由研究生院负责核审，签字、盖章后，由各院、系分别移交档案馆。

（三）移交前，各院、系移交人要认真填写卷内备考表，备考表在档案馆领取。移交档案时，交接双方必须当面检查，档案馆根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案馆有权退回，限期改正后重新移交。       

（四）经验收合格后办理移交手续。移交清单一式两份，档案馆存档一份，另一份作为教学主管部门核发学位证书的凭证。

郑州大学档案馆
2009年6月6日

附件：  郑州大学研究生学位材料归档目录.xls