为加强我校声像载体档案（以下简称声像档案）的科学管理，充分发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《照片档案管理规范》和《郑州大学档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本细则。

一、 基本原则

（一）反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料，均属声像档案。

（二）声像档案是学校管理、教学、科研等工作的历史记录，是学校档案的重要组成部分。声像档案必须实行集中统一管理，确保其完整、系统、准确、安全，便于开发利用。声像档案形成量大的单位。

（三）各单位兼职档案员在做好其它载体归档的同时，做好声像载体档案的收集、整理、归档工作，并按要求分阶段向档案馆移交。

（四）声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

二、归档范围

（一）确定的原则

1、归档的学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料体，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的声像载体材料，必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档的主要内容

1、归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料方面的内容，具体范围见附件。

2、归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

三、归档流程与要求

（一）电教中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

（二）声像项目负责人、编导和其他制作人员要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按要求移交档案馆。

（三）归档的声像载体材料，应载体质量优良，声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌，文字说明要字迹工整、表述准确、简炼；不得使用劣质、破损、性能低下的录音、录像磁带、光盘。

（四）归档的声像载体材料要附以文字说明，文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；对同一载体多项内容的，采用主题内容逐一著录方法，对同一内容、多载体档案，应注明参见号。

（五）各类声像载体材料归档时间为次年六月底以前。

（六）归档验收

1、声像材料形成部门的兼职档案员在移交前，要认真填写移交清单。移交声像档案时，交接双方必须当面检查，档案馆工作人员根据有关标准进行验收，不符合规定者，有权退回，限期改正后重新移交。       

2、经验收合格后办理移交手续。并注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，移交清单一式两份，双方各执一份。

四、声像档案的管理

（一）档案馆对声像档案的形成、立卷、归档等工作进行监督、指导和检查。

（二）档案档案馆、档案分室负责编制检索工具，积极提供利用。利用者应按规定办理手续。声像档案的底片、录音、录像带、光盘等原件一律不外借，因工作需要，可由档案馆技术人员负责翻印、翻录，支付一定工本费。

（三）档案馆从事声像档案管理的工作人员，要做好声像档案的保护工作，进行科学管理，定期检查，对破损的声像档案要及时修复、复制保证声像档案完整无缺。

（四）声像档案的直观性，确定了它具有重要的历史意义，原则上不能销毁。

五、本实施细则由发布之日起执行，由档案馆负责解释。

郑州大学 
2005年8月