一、党政文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等系统的内容。具体范围分别见《郑州大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《郑州大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；

2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.立卷原则

各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

2.立卷分工

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷分类

(1)分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

(3)分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.立卷组合

(1) 基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

(2) 问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。

(3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件材料的排列：卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

(1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

(2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

(3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

(4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

(5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

(6)对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

6.托裱、拆除金属物、编写页码

(1)对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

(2)卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置  在每页材料的右下角（反面为左下角）。以件立卷的则以件为单位编页号。

7.填写卷内目录

序号：以卷内文件排列先后顺序填写；

文号：填写文件制发机关的发文字号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

页号：卷内文件起止之页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数；

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。立卷者要按以上内容填写每卷文件材料卷内目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份。

8.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。

日期：归档文件整理完毕的年、月、日。

9.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确。

10．用纸规范

各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1．归档时间：每年五月底以前完成上年度文件材料的归档。

2. 文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3．文件材料归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字各执一份存查。

附件：  郑州大学党群类文件材料归档范围与保管期限表附件.doc