郑州大学实物档案管理实施细则

（校政〔2016〕3号）

第一章  总  则

第一条  为加强对实物档案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，结合郑州大学实际情况，特制订本实施细则。

第二条  本细则所称的实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校和社会具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条  实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物档案完整保存和按时归档。

第二章  基本原则和管理要求

第四条  按照国家有关规定，我校实物档案实行“集中统一管理、分层保管”的原则，凡能够反映学校特色(包括学校自身形成与从社会上收集的两部分)并具保存价值的实物档案，要集中存放在档案馆；凡具有局部特色并具保存价值的实物档案可存于各单位，要向档案馆填报实物目录。

第五条  实物档案的管理级别由档案馆确定；实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

第六条  实物档案属学校财产，任何单位和个人不得占为己有。

第七条  档案馆馆藏实物档案，原则上不予外借，如有特殊需要，经归档单位和档案馆负责人共同签字，办理借出手续，但借出时间不得超过半年。在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报，并按《郑州大学档案管理办法》有关规定进行处罚。

第八条 档案馆对实物档案进行科学管理，有序存放，并编制系统、完整的案卷目录，利用有效的检索工具，便于查找和利用。

第九条  保存实物档案的库房要有必要的防护措施，其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

第十条  各单位兼职档案员负责本单位实物档案的收集、整理归档和管理工作。

第三章  归档范围

第十一条  奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

第十二条  纪念实物档案。学校发展中有纪念意义的物品。如建校以来使用过的校牌、匾牌等物品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等（样品）；历任书记、校长、知名教授在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

第十三条  礼品实物档案。在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等；中外校友和著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

第十四条  名人字画实物档案。中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

第十五条  印信实物档案。机构变更、撤消或合并失效的印章。

第十六条  学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第四章  整理与标识

第十七条  实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

第十八条  分类编号

一级类目的设置与标识：

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SW”，即“ShiWu（实物）”的缩写。

二级类目的设置与标识：

二级类目是对一级类目的细分，按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。

12 奖旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册

13 奖状、奖牌、奖杯、奖章

14 礼品、纪念品

15 题词、字画

16 印章

17 其它类

第十九条  档案馆馆藏实物类档案档号

年度号+类目号（一级类目+二级类目）+实物编号

模式如下：

  2015—SW 15—1～n

     实物编号

   题词、字画类代号（二级类目）

   实物类代号（一级类目）

   年度号

注：1．实物编号按下位类目流水，年度用自然年度。

2．实物档案按（二级类目）种类分别排放。

3．实物档案上架顺序为：按年度和月份先后。

第五章  归档时间及保管期限

第二十条  纳入归档范围的实物须在各单位存放第3年5月底之前向档案馆移交。

第二十一条  郑州大学实物档案经鉴定后进入档案馆，由档案馆保存的实物档案为永久保存。

第六章  附  则

第二十二条  本细则自发布之日起执行。凡以前规定中与此不符的规定，自行废止。

第二十三条  本细则解释权归属郑州大学档案馆。