郑州大学档案管理办法

（校政〔2016〕3号）

第一章  总 则

第一条  为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校及社会各项事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定和中央两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，以及河南省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等有关精神，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值与利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  为确保档案齐全、完整、准确、系统、安全和有效开发利用，学校对各类档案实行集中统一管理。

第四条  档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应加强对档案工作的领导和管理。学校各单位在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第二章  领导体制与机构设置

第五条  学校档案工作在学校档案工作管理委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作管理委员会由校长担任主任委员，其他有关校领导担任副主任委员，各主要立卷单位负责人担任委员。

第六条  档案工作管理委员会职责如下：领导全校档案工作；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第七条  档案馆是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，集中统一管理学校档案并提供档案利用和服务，同时具有校园文化建设、爱国主义教育、校史校情教育等职能。

第八条  档案馆设馆长一名，根据需要设副馆长一至二名，馆长、副馆长应具有档案系列副高及以上专业技术职务。

第九条  档案馆的管理职责：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规和方针政策，执行上级业务主管部门下达的有关档案工作的指令和规范，综合规划学校档案工作；

（二）建立健全并贯彻落实本校档案工作的规章制度和业务规范，对各立卷单位档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责本校档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护、数字化等工作；

（四）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作；

（五）编制检索工具，编辑、出版档案史料，积极开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化管理与建设工作；

（七）组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作，负责指导档案分室的有关工作；

（八）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；

（九）负责馆藏涉密档案资料的管理工作，严格执行保密制度；

（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十一）作为河南省档案学会高等学校档案分会驻会单位，配合河南省档案局和河南省教育厅做好高校档案分会的各项工作；

（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

第十条  根据学校具体情况，在情况特殊的基层单位，经校长办公会研究批准可设立档案分室，档案分室是档案馆的分支机构，对档案实行统一管理、分级保管，日常业务受档案馆指导和监督。

第十一条  学校各单位必须明确一名负责人分管本单位档案工作，并配备相应的专（兼）职档案员，负责本单位档案材料的收集整理和立卷归档工作。

第三章  人员及岗位职责

第十二条  分管档案工作的校领导职责：

（一）加强对学校档案工作的领导，督促各立卷单位按照档案管理各项规章制度要求做好本单位的档案工作；

（二）关心档案工作的建设与发展，及时协调解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创造良好条件；

（三）主持全校档案工作会议等重大活动；

（四）审核批准档案材料的销毁报告。

第十三条 分管档案工作的各立卷单位领导职责：

（一）领导督促本单位教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围；

（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难；

（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证归档文件材料的质量，确保按时归档；

（四）负责本单位归档文件材料的安全和保密工作。

第十四条  专（兼）职档案人员职责和要求：

（一）政治立场坚定，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，爱岗敬业，忠于职守，钻研业务，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能；

（二）负责本单位归档文件材料的收集、整理、立卷、归档和保管工作，确保归档材料的真实、准确、系统、齐全和完整，按时向档案馆进行移交；

（三）根据不同种类归档文件材料的特征和有机联系，按照归档要求，拟定案卷(文件)题名，合理分类整理组卷，使之便于管理和利用；

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查；

（五）维护归档文件材料的安全，做好保密工作；

（六）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的文件材料，应建立健全相应的科学管理制度，并积极提供好服务和利用。

第十五条  学校为档案馆配备专职档案工作人员，专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数按照劳动人事部、国家档案局颁布的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》（国档联发〔1985〕2号）文件规定，由学校根据档案馆馆藏档案数量和工作任务确定。

第十六条  专、兼职档案人员应保持相对稳定性，各单位档案工作分管领导或专、兼职档案人员如有变动，应及时补充并报学校档案馆备案。

第十七条 专、兼职档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，其他人员不得参加档案专业技术职务的评聘。

第四章     条件保障

第十八条  学校将档案工作所需经费列入学校预算，统筹安排，保证档案工作的需求。

第十九条  学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）要求，及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房或设施。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施。

第二十条  学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设施设备，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第二十一条  学校对长期接触有毒、有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，最大程度地防止和减少档案工作职业病症及患病的发生几率，并保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，同时可以按照有关规定予以补助。

第五章  档案的立卷与归档

第二十二条  学校各单位的归档文件材料必须按照规定向档案馆移交，进行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第二十三条  建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第二十四条  学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，应有档案单位的人员参加。有关业务主管单位应会同档案单位对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予申报成果。

第二十五条  立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案馆负责指导立卷工作，并进行质量检查。

第二十六条  按照国家档案局规定，档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30年和10年：

（一）凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、

国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（二）凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为定期30年保管；

（三）凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为定期10年保管。

第二十七条  郑州大学档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、产品生产、仪器设备、出版、外事、财会、专题、著名人物等十二大类（各类文件材料的具体归档范围另见相应类别的档案工作规范）。

第二十八条  归档文件材料应质地优良，格式统一，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十九条  归档时间和手续为：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的其他单位，应在次年5月底前归档；

（二）各教学部门和能按教学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档；

（三）科研、基建等部门，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；

（四）已故职工人事档案在职工去世第5年5月底前归档；

（五）归档材料的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清单一式二份，经档案工作人员验收后，由交接双方签名盖章，办理交接手续。

第六章  档案的保管与利用

第三十条  档案馆对馆藏档案资料进行科学分类、编号和排列，并编制、完善多种形式的检索工具，以方便查询利用。

第三十一条  档案的保管必须配置专用库房，库房配备铁门、铁窗、铁柜等“三铁”和防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等“十防”设施。档案馆切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时上报、处理，确保档案的安全与完整。

第三十二条  学校及各立卷单位应确保必要的业务经费，采用先进的技术和设备，不断提高档案的科学管理水平，实现档案管理的现代化。

第三十三条  学校档案工作管理委员会组建专家组对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。需销毁的档案材料应登记造册报经分管校领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将其结果报送上级主管部门。

第三十四条  完善档案利用制度。对于符合开放利用条件的档案，按规定提供利用。

第三十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经立卷单位同意，并由档案馆负责人批准，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十六条  档案馆原则上不提供档案原件。加盖档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十七条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

第三十八条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当按照相关规定无偿和优先提供。

第七章  考核与奖惩

第三十九条  档案馆建立健全档案工作考评制度，对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，以及向档案馆捐赠档案者给予奖励。

第四十条  对于违反档案法律法规的行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定予以处罚。

第八章  附  则

第四十一条  本办法自公布之日起执行。本办法实施前颁布的有关文件与本办法不一致的，以本办法为准。原《郑州大学档案管理办法》（校政〔2001〕37号）同时废止。

第四十二条  本办法由学校档案馆负责解释。