第一章 总则

第一条 为加强学院档案管理工作，提高档案资源利用效率，根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《郑州大学档案管理办法》（校政〔2016〕3号）要求，结合学院实际，制定本管理规定。

第二章 组织与职责

第二条 档案室由学院综合办公室管理，设专人负责。

第三条 学院各类档案集中存放在院档案室，实行统一管理，确保档案安全。

第四条 档案管理人员在档案移交时检验档案质量，做好档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管工作，积极为档案利用提供便利。

第三章 要求与程序

第五条 档案资料归档范围

（一）学院公文往来、日常工作、政治学习及重大活动中形成的文件材料和音像资料等。

（二）学院及各部门在工作过程中形成的具有利用查考价值且办理完毕的文件材料和音像资料。

（三）以学院名义获得的国际级、国家级和省校级荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗，在公务交流中获赠的礼品、纪念品，重要题词以及废签章等具有保存价值的实物，以及相关纸质文件和音像资料。

（四）学院学生档案及以学院、专业、年级、班级为单位的毕业生合影照片。

（五）其它按学校、学院要求须归档的文件材料、音像资料及实物。

第六条 档案资料归档格式

（一）归档材料应是原件，必须加盖公章（印章完整清晰）或有领导签字，一般使用A4纸打印，手写字迹应选用碳素墨水书写。复印件原则上不得归档。

（二）归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件应一并归档，不得缺项、漏项。

（三）红头文件归档必须包含处理签、原稿、红头文件（一式三份），并以此顺序排放。红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改痕迹；确实因无原件而留存的复印件，要求字迹清晰，并加盖学院公章。

（四）归档的音像、实物须标明时间、地点、人物及事件；电子档案须标明与纸质档案一致的标题及时间。

（五）毕业生合影照片要求纸质照片和电子照片分别归档一份。纸质照片须标注：时间、地点、背景、摄影者（机构），以及院系（专业、班级）名称、届别，并附带《郑州大学国际学院毕业生合影备考表》（附件1），填写时应与照片内人员位置一一对应；电子照片为jpg格式，应与纸质照片完全一致，并以“郑州大学国际学院**届（**级）**专业**班毕业合影”的方式为文件命名。

第七条 档案资料归档时间

（一）重大会议、公文、学习、公务、大型活动等工作中须存档的各类文件材料和音像资料应在项目结束后1个月内归档。

（二）教学部门档案按教学年度归档。

（三）科研、学术、招投标工程、国资采购等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

（四）应届毕业生合影照片应于毕业生离校前归档。

第八条 档案资料归档程序

（一）各部门在归档移交前，要按照归档要求进行立卷整理，编制页号或件号，制作卷内目录。

（二）归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案室按档案归档规范要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

（三）归档部门移交归档材料时须填写《郑州大学国际学院档案资料接收移交清单》（附件2），毕业生合影照片除填写该清单外，还须填写《郑州大学国际学院毕业生合影备考表》，并由立卷人员签字认可。纸质《郑州大学国际学院档案资料接收移交清单》一式两份，交接双方签字后各留一份备查。

第四章 借阅与保密

第九条 院内各部门查阅档案须填写《郑州大学国际学院查（借）阅档案审批表》（附件3），经院分管领导签字同意后，方可查阅。

第十条 学院档案严格控制借出，确因工作需要，须填写《郑州大学国际学院查（借）阅档案审批表》，经院分管领导签字同意后，方可借阅。借出时间一般不得超过三天。借阅期间，由借阅部门确保档案的安全。

第十一条 院外单位或部门查（借）阅档案除填写《郑州大学国际学院查（借）阅档案审批表》外，一般应有两人，并持单位介绍信。

第十二条 教职工护照、港澳台通行证因工作或个人需要借出，须填写《郑州大学国际学院出国（境）证件借用审批表》（附件4），经院分管领导签字同意后，方可借出，且严格按照审批归还时间归还。

第十三条 凡摘抄学院档案材料，应出具证明，并写明年代、卷号、张号，且认真核校摘抄内容。

第十四条 凡查（借）阅机、绝密或组织、人事等学院重要档案，查（借）阅利用须经院领导批准，查（借）阅者必须是中共党员。

第十五条 查（借）阅档案时必须注意保护档案，不得污损，不得在其上圈点、批注、勾画，更不得拆卷抽取，撕毁原件，违者将依据《档案法》规定追究责任。

第十六条 查阅档案必须在阅档室进行，遵守监阅制度。

第十七条 档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专人保管,不得随身携带。档案工作人员工作变动时，必须及时办理交接手续。

第十八条 在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。

第十九条 严禁将属于归档范围的文件材料及音像资料据为己有或放置立卷部门自行保管。

第二十条 遵守保密制度，未经批准，任何人不得泄露档案内容，不得利用职权擅自复制档案或扩大其使用范围。

第五章 保管与销毁

第二十一条 明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。

第二十二条 档案室库房和档案柜、资料架要统一编号,档案资料要按卷宗和分类顺序排列整齐。重点档案和一般档案要分别保管并定期检查，对破损和模糊不清的档案资料及时修复和复制。

第二十三条 档案销毁必须经学院领导及学校相关管理部门负责人审核签字同意。

第二十四条 凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括本部门和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量、鉴定情况和销毁理由等内容的书面报告。

第二十五条 销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并须签名盖章以示负责。

第二十六条 本管理规定由国际学院负责解释。