郑州大学全日制研究生人事档案管理规定

党研字〔2023〕2号

第一章 总 则

第一条 为适应新形势下研究生档案管理工作需要，加强档案工作科学化、制度化、规范化管理，提高档案工作服务能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》等有关文件精神，结合我校实际，特制定本规定。

第二条 研究生人事档案是指原有个人档案（中学阶段、大学阶段、工作阶段等）及研究生在校期间形成的，反映政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第二章 收集范围

第三条 毕业时学生档案一般应包含个人档案和党团档案。

（一）个人档案一般应包含以下材料：

1.入学材料：一般应包括前置学历学生档案材料、录取登记表、政审表等；

2.学习材料：在读期间各科课程和教育教学各环节成绩登记表、综合素质测评登记表等材料；

3.学籍材料：在读期间学籍登记材料，以及保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料；

4.毕业材料：毕业生登记表、学位授予证明等材料；

5.奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好研究生、优秀研究生干部、优秀研究生党员、优秀毕业研究生等荣誉称号的登记表及其他荣誉表彰证明材料；

6.处理、处分材料：在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的各类处理、处分材料及解除处分材料；

7.服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料；

8.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（二）党团档案一般应包含以下材料：

1.入团材料：入团志愿书、入团申请书、入团积极分子培养考察（团校学习结业）材料以及团组织形成的其他有关材料;

2.入党材料：入党志愿书、入党申请书、群团推优材料、入党积极分子培养考察登记表、发展党员全程记实表、预备党员考察鉴定表、预备党员转正申请书、政审材料、党校培训结业材料、思想汇报以及党组织形成的其他有关材料；

3.加入民主党派材料：加入民主党派的申请书、登记表等材料。

第三章 档案材料的收集、整理与归档

第四条 学生入学时，研究生院、党委研究生工作部会同有关部门对新生档案进行认真审核，在审查中发现弄虚作假，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格；发现档案材料不齐全、不规范的，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。在学生入学后3个月内应当完成审核入库工作。未将档案转入我校者（定向研究生除外），一律不予注册学籍。

第五条 研究生院、党委研究生工作部和各研究生培养单位等有关部门应建立研究生人事档案材料的收集、整理、归档制度，并设专人负责。 形成研究生人事档案材料的有关部门包括：

（一）攻读研究生录取登记表，由研究生院招生办公室会同各培养单位负责收集、整理、归档。

（二）研究生学籍登记材料、成绩单、毕业生登记表、学籍异动材料等，由研究生院培养办公室会同各培养单位负责收集、整理、归档。

（三）研究生学位申请书、评阅意见书等，由研究生院学位办公室会同各培养单位收集、整理、归档。

（四）研究生政审表、奖惩材料、党团材料等，由党委研究生工作部会同各培养单位负责收集、整理、归档。

第六条 各培养单位对需要归档的材料进行整理，在整理过程中应认真鉴别，分类准确，编排有序，在规定的时间内完整地一次性送交研究生档案室归档。研究生入党预备、转正期间形成的材料在毕业生归档时间统一归档。 研究生档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求或漏归情况时，应及时通知形成材料的部门履行更正、补送或补办手续。

第七条 研究生人事档案材料纸张规格应统一使用A4型公文用纸，以便于档案的保管及转递封口。各有关部门所形成的研究生人事档案应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，由学生档案形成部门按规定加盖公章或个人署名，并注明形成材料的时间。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，必须注明复制时间，并加盖学生档案形成部门公章。

第四章 档案材料的使用

第八条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查（借）阅学生档案:

（一）新生复查、学籍异动、就业录用考察等;

（二）发展学生党员、党员教育、党员管理等;

（三）学生干部选拔、考核等;

（四）学生表彰奖励、评优评先等;

（五）学生违规违纪违法问题调查处理等;

（六）在日常管理中，熟悉了解学生，研究、发现和解决有关问题等;

（七）其他因工作需要利用的事项。

第九条 因业务和工作需要查（借）阅档案时，须遵循下列规定：

（一）查（借）阅人员应是政治可靠的主管研究生思想政治教育及管理工作的在岗教师，或有关人事组织部门的干部。任何个人不得查（借）阅本人或直系亲属的档案。

（二）凡查阅学生档案的，须认真填写《郑州大学研究生人事档案查（借）阅登记表》，经党委研究生工作部主管领导审核同意后方可进行查阅；校内各单位须持有效工作证件，校外单位须持单位介绍信及有效身份证件。查阅档案只能在档案存放地点内并在档案管理人员监督下进行。

（三）学生档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅部门须认真填写《郑州大学研究生人事档案查（借）阅登记表》，经党委研究生工作部主管领导审核同意后方可进行借阅，并在规定时限内归还。

（四）查（借）阅学生档案者须对档案的安全、完整负责，要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁圈划、涂改、折叠、污损、撤换、抽取、增添档案材料等，若出现此类问题按有关规定处理。

第五章 档案转递

第十条 到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可按照毕业生本人申请，将其档案在学校保留两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。档案材料的转递原则上不允许自带。

第十一条 除定向研究生外，所有研究生在读期间无特殊情况，档案一律不得转出。

第六章 附 则

第十二条 本规定由党委研究生工作部负责解释。

第十三条 本规定自印发之日起施行。《郑州大学全日制研究生人事档案管理规定》（〔2016〕8号）同时废止。