公文从行文方向上分，有上行文、下行文和平行文。行文方向不同，公文眉首的格式安排应当不同。那种无论行文方向与否，都是千文一面的眉首设置是不规范的。
    公文眉首（文头），过去叫文头，也叫公文版头，是公文形象的缩影，历来受到重视。不同的时代，不同的历史时期，有各不相同的公文眉首（文头）。政府机关的公文眉首（文头），国务院在《国家行政机关公文处理办法》（国发〔200〕23号，自2001年1月1日起施行，以下简称“《办法》”）中有原则性的要求。与《办法》相配套，国家质量技术监督局在国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999，以下简称“《格式》”）中也有更为具体的规定。但是在公文处理实践中，关于公文眉首（文头）的规范化问题，仍未达到理想的境界，与国务院提出的公文处理“科学化、制度化、规范化”的工作目标尚有距离，确有讨论的必要。
    《格式》把“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首”。眉首部分由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。

一、行文方向不同，发文机关标识(公文版头)的位置不同

公文的去向不同，公页发文机关标识位置不同。即公文首页眉首天头（上白边）的多少因行文方向不同而不同。
    先撇开公文眉首不谈，一般的除首页外的公文用纸，按《格式》有关公文页边与版心尺寸的规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”。这里的“37mm±1mm”是一个基数，即公文的每一个页面的天头（上白边）都应不少于37mm±1mm。
    （一）“文件”类下行文眉首天头（上白边）为37mm+25mm=62mm
    下行文眉首天头（上白边）的设置，按照《格式》的规定：“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm”。
    这里的“发文机关标识”是指发文机关名称加“文件”的那样几个大红字，如“国务院文件”、“河南省政府文件”等。我把这类下行文称主“‘文件’式下行文”。
    “发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm”是指：从发文机关标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，要留出25mm的空白。加上已有的基数37mm，即为25mm+37mm=62mm。
    （二）“命令（令）”类下行文眉首天头（上白边）为37mm+20mm=57mm
    与“文件”类下行文相比，还有一种特殊的下行文，即“命令（令）”。《格式》把“命令（令）”归入“特定格式”之中，其眉首天头（上白边）的尺寸略有不同。
    《格式》规定：“命令标识由发文机关名称加‘命令’或‘令’组成，……命令标识上边缘距版心上边缘20mm”。
    “命令（令）”类下行文首页文头标识的组成有自己的特点，不是“发文机关名称+文件”组成，而是由“发文机关名称+命令（或令）”组成。“命令（令）”眉首天头（上白边）具体尺寸是：从“命令（令）”标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，留出20mm的空白，再加上作为基数的37mm，即20mm+37mm=57mm。
    （三）上行文眉首天头（上白边）为37mm+80mm=117mm
    上行文眉首天头（上白边）的设置，按照《格式》的规定：“对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm”。即从发文机关标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，要留出80mm的空白。加上已有的基数37mm，即为80mm+37mm=117mm。
    比较一下就能发现，下行文眉首的天头（上白边）共有62mm，上行文眉首的天头（上白边）共有117mm，几乎是下行文的一倍。通俗一点说，就是：上行文的发文机关标识（红头）压得低，天头（上白边）留得大；下行文的发文机关标识（红头）抬得高，天头（上白边）留得小。
    有的机关却无此区分，无论是上行文还是下行文，发文机关标识(公文版头)的位置全都一样，首页上白边的大小也自然全都一样，那显然是不规范的。
    那为什么要有这种区分和不同呢？
    过去曾有教科书说是为了方便上级阅批，旧的公文格式标准甚至把这个地方称其为“批示域”。上行文是因为领导要在这儿批示，就须把红头压低，天头（上白边）留大，为上级领导的阅批提供方便；而下行文的读者是下级机关，贯彻执行就行了，无须批示，因此天头（上白边）留得少些。这种解释实际上不对的。因为按照档案系统有关公文管理的相关规定，领导批示不应写在公文首页的天头空白处，而应写在收文处理笺上的批示栏内。
    原因只有一个：即为了表示对上级的尊重。上行文之所以要把红头压低，是因为上行文的读者都是上级领导，为了尊重上级，就把文头压低一些，上白边的空白自然就留得大些。下行文之所以要把红头抬高，原因也只有一个，即为了体现领导机关的权威和下行文的严肃性。
    （四）平行文眉首天头（上白边）为30mm
    平行文的文种严格地说来只有一个，即“函”。《格式》把“函”也归入了“特定格式”即“信函式格式”。“函”的发文机关标识有其自身的特点，只有发文机关名称（要用全称）一个要素，既不带“文件”字样，也不带文种名称。
    《格式》规定，“函”的“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”。这就说，作为平行文，“函”的首页天头（上白边）在所有公文类别中留得最少，总共只有30mm。不仅远远少于上行文的80mm+37mm=117mm和下行文的25mm+37mm=62mm，而且作为基数的“37mm±1mm”，在“函”这里也被打破了。

二、行文方向不同，发文字号的位置不同

    发文字号是公文的眉首的重要格式之一。由发文机关代字、年份和序号组成。
    发文字号的书写位置，也因行文方向不同而有所不同。
    （一）上行文发文字号的位置：在红色反线左上方，与签发人左右对称
    按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责。
    《办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。上行文的读者是上级领导机关的领导人，这样做是为了表明下级对公文内容负责，防止弄虚作假，便于查明责任。
    签发人的格式安排是固定的，即位于红色反线右上方。而一般情况下，发文字号则位于红色反线正上方。如不作适当调整，二者就有可能连到一起。在这种情况下，须将发文字号左移至红色反线左上方。就是说，上行文需注明签发人姓名时，即把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧，二者对称。
    《格式》对此规定得非常详细：“上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm”。
    （二）下行文发文字号的位置：在红色反线的正上方
    下行文发文字号的位置在发文机关标识正下方，红色反线正上方。下行文由于发文机关标识与红色反线之间有相当的距离，《格式》规定：发文字号标在发文机关标识正下方空2行处，用3号仿宋字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。这是下行文最常见的一种标注方法。
    （三）平行文发文字号的位置：在红色武文线右下方
    平行文是以武文线取代红色反线。平行文的文种主要是指“函”。关于函，《格式》有专门的规定：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。”
    由于函的“发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细）”，因发文机关全称与武文线之间只有4mm的间距，放不下发文字号，因此，就规定把“发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识”。

    （本文发表于《档案管理》2005年第3期）

作者简介：夏海波，郑州大学文学院教授，写作学与秘书学教研室主任，中国写作学会理事，河南省秘书协会副会长，河南省写作学会副会长，河南省社会科学联合会第六届委员会委员，河南省秘书职业资格考试省直报名（培训）处负责人。