为了实现数字档案整理、分类、排列、检索、编目、保管的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用，根据国家档案局和河南省档案局相关规定，结合《郑州大学电子文件管理实施细则》、《郑州大学声像载体档案管理实施细则》和郑州大学档案工作实际，制定本细则。

第一条  数字档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包涵有电子文件、特殊载体档案和纸质档案数字化转换信息等。

第二条  公文类档案的分类、编号与整理

1、档号：年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷编号（件号）

（1）一级类目的标识：采用类目主词的汉语拼音的第一个字母的缩写，如“DQ”“XZ”“ JX”等。

（2）二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，根据学校各类档案的形成规律，按不同类别的档案进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。

模式如下：

（纸质档案数字化转换信息的档号与纸质档案号一致）

2、存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—档号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

3、把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机档案管理数据库内。其基本著录项目为：全宗号、密级、保管期限、档号、题名、责任者、文号、文件形成时间、电子文档号（盘号及件号）、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求和《河南省文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》。

第三条  特殊载体档案的整理、编目

（一）特殊载体档案的整理

TZ    特殊载体档案

   12   照片

   13   录音带

   14   录像带

   15   幻灯片

   16   磁盘

   17   影视胶片

   18   缩微胶片

   19   光盘

   21   移动硬盘

   22   证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等

   23   字画、题词等

注：有保存价值的实物可入此类。

1、照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号。格式：全宗号-年度-问题分类-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类(按内容分类)编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3、磁盘、光盘、缩微胶片以每张为一卷，按年代、问题分类加流水号。每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、型号、档号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录。

4、编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号——顺序号。

第四条  保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

（二）特殊档案文字说明的编写

1、文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2、编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺；

(4)时间用阿拉伯数字表示。

（三） 案卷要求

1、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2、卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3、卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

4、声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

（四） 编目

1、特殊载体档号：年度号—声像档案一级类目--二级类目—三级类目--顺序号

第四条  TZ档案的三级分类及保管期限按照《郑州大学声像载体档案实施细则》执行。

第五条  本办法未尽事宜另作补充。

第六条  本《标识》从2010年起实施。