各研究生培养单位：

研究生人事档案是指原有个人档案（中学阶段、大学阶段、工作阶段等）及研究生在校期间形成的，反映政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。依据《郑州大学全日制研究生人事档案管理规定》文件要求，请各研究生培养单位充分重视学生读研前档案的归整工作，安排专人负责，按要求做好新生读研前档案材料的收集、整理、核查、登记，并在规定的时间内将完整的研究生档案移交至研究生档案室。现就相关工作通知如下：

一、装档工作人员要求

1.鉴于人事档案管理和转递的严肃性、保密性、准确性，各培养单位必须由在职在岗人员负责此项工作。档案本人及亲属不能核查自己或相关的个人档案。

2. 有关工作人员不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失、拍照、录像和销毁档案材料，要确保档案安全、保密。

3. 严禁违规转递、接收和查（借）阅学生档案；严禁泄露或者擅自对外公开学生档案内容。

二、新生入学前档案材料的核查要求

1.必须是办理完毕的正式材料，档案必须是完整、齐全、真实有效的。

2.档案材料文字清楚、对象明确，无漏项、缺页、涂改、残损，要有形成材料的日期、签字、印章等完备的要素。

3.凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

4.档案材料必须是原件，特殊情况存入复印件的，复印件上应盖有原单位公章或复印件上盖有材料原件的存档单位（一般是档案馆）公章。

5.档案材料应包括本科档案、高中高考档案（博士生须涵盖硕士档案、）以及其他相关档案材料。发现档案材料不齐全、不规范的，应告知并督促学生本人，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。

6.培养单位核查新生档案时，发现不符合要求的档案，要及时向转出单位反馈存在的问题，督促整改，如未反馈意见则是默认档案合格，当档案再次转递时发现问题，核查单位须承担审查全部责任。

7.核查完毕后，新生档案材料核查人员在档案袋封面上，以油性墨水笔写上研究生相关信息，在档案袋封底粘贴研究生档案信息条，确保内装档案实体与档案袋封面标注的姓名、学号一致，同时在档案袋封面上签字登记。

核查人员应据实填写《2023级研究生入学档案材料核查及装档清单》（附件1），核查人、核查单位主管领导签字确认、核查单位盖章后，将合格的档案材料按照档案号（学号前4位+后4位）顺序排序。

三、新生入学档案材料的封装要求

培养单位应将新生招生过程中形成的有关材料（招生录取材料（录取登记表等）、政审表、定向协议等）装入新生档案中，并据实填写《2023级研究生入学档案材料核查及装档清单》（附件1）。

四、研究生新生档案材料的移交要求

1.培养单位应将审核合格、材料齐全、真实有效的研究生档案提交至研究生档案室；

2.档案材料需按照学生层次分类，并依据档案号由小到大进行排序；

3. 档案到位情况及核查结果以培养单位为单位形成《2023级研究生档案核查报告》（模板见附件5）、《2023级研究生档案未到信息汇总表》（附件2）。

五、其它事项

1.培养单位在核查中还应检查学生身份与考生档案内容是否一致，如发现不一致请第一时间反馈研究生院。在审查中发现弄虚作假，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格。

2.非应届毕业生考取我校全日制非定向研究生需提交工资关系转移证明或档案存放证明，各培养单位结合档案记录审查其工资关系是否转入我校，填写《：2023级研究生工资关系转移证明材料移交清单》（附件3），如特殊情况未转入我校，必须由培养单位出具情况说明，且将不享受相关奖助学金政策，相关材料于9月20日17:00前交党委研究生工作部204房间。

3.因考察发展党员工作需要，各培养单位提取新生档案中相关党员材料进行保存，需提交《研究生新生党员材料提取情况》（附件6）。

4.各培养单位需于9月27日前完成档案核查工作，相关材料于9月27日17:00前移交至主校区综合管理中心六楼研究生档案室649室，电子版发送至邮箱：yjsdangan@zzu.edu.cn，研究生档案具体移交安排另行通知。如有相关事宜咨询电话：67781700。

研究生院

党委研究生工作部

2023年9月5日