各研究生培养单位：

研究生人事档案是指原有个人档案（中学阶段、大学阶段、工作阶段等）及研究生在校期间形成的，反映政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。依据《郑州大学全日制研究生人事档案管理规定》文件要求，请各研究生培养单位充分重视学生读研前档案的归整工作，安排专人负责，按要求做好新生读研前档案材料的收集、整理、核查、登记。现就相关工作通知如下：

一、工作纪律与人员要求

1.鉴于人事档案管理和转递的严肃性、保密性、准确性，各培养单位必须由在职在岗人员负责此项工作。档案本人及亲属不能核查自己或相关的个人档案。各单位在核查工作启动前，应组织工作人员进行统一培训，明确核查标准和操作规范，确保各环节标准统一、程序规范。

2.有关工作人员不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失、拍照、录像和销毁档案材料，要确保档案安全、保密。

3.严禁违规转递、接收和查（借）阅学生档案；严禁泄露或者擅自对外公开学生档案内容。

二、核查内容与标准

1.必须是办理完毕的正式材料，档案必须是完整、齐全、真实有效的。

2.档案材料文字清楚、对象明确，无漏项、缺页、涂改、残损，要有形成材料的日期、签字、印章等完备的要素。

3.凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

4.档案材料必须是原件，特殊情况存入复印件的，复印件上应盖有原单位公章或复印件上盖有材料原件的存档单位（一般是档案馆）公章。

5.档案材料应包括本科档案、高中高考档案（博士生须涵盖硕士档案）以及其他相关档案材料。发现档案材料不齐全、不规范的，应告知并督促学生本人，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。如遇学生本人不配合或原单位不予补办等特殊情况，各单位应如实记录情况并由主管领导签字确认后归档。

6.各单位在核查中，应认真核对学生身份信息与考生档案内容是否一致。如发现不一致，或经审查发现弄虚作假、存在违反国家招生考试规定情形的，应第一时间反馈研究生院，学校将根据有关规定处理，情节严重的取消其入学资格。

7.核查完毕后，核查人员应在档案袋封面以油性墨水笔填写研究生相关信息（姓名、学号等），在档案袋封底和封面右上角分别粘贴学生信息条（研究生管理系统-档案管理-档案入库出库管理导出），确保档案实体与封面信息一致，并由核查人员在档案袋封面上签字确认。

8.核查人员应从研究生管理系统-档案管理-档案材料明细管理导出模版，据实核查情况据实填写并上传系统。

9.各培养单位在核查过程中，如发现档案材料不符合要求，应及时向转出单位反馈存在的问题并督促整改。未在规定时间内反馈意见的，视为对档案材料无异议；后续档案转递中发现问题且核查单位确有过错的，核查单位须承担相应审查责任。

四、核查后的归档与报送要求

1.培养单位应将新生招生过程中形成的有关材料（录取登记表、政审表、定向协议等）装入新生档案中，并更新材料明细。

2.各培养单位需于9月24日前完成档案核查工作，核查结果以培养单位为单位形成《（XX培养单位）2026级研究生档案核查报告》（模板见附件）。

3.档案核查无误后，各单位在研究生管理系统-档案管理-档案入库出库管理模块对新生档案进行扫码入库。

4.非应届毕业生考取我校全日制非定向研究生需结合档案记录，审查其工资关系是否转入我校，各培养单位于9月14日前在系统中完成审核，工资关系原则生必须转入我校，工资关系转移证明/解除劳动关系证明/档案存放证明等相关证明材料由培养单位留存。如特殊情况未转入，必须由培养单位出具情况说明，连同汇总表一并上交，档案及工资关系未转入我校不享受相关奖助学金政策。

5.相关材料纸质版交研究生档案室（主校区综合管理中心649室），电子版发送至邮箱：yjsdangan@zzu.edu.cn。如有相关事宜咨询电话：67781700。

研究生院

党委研究生工作部

2026年9月8日