各研究生培养单位：

研究生人事档案是指原有个人档案（中学阶段、大学阶段、工作阶段等）及研究生在校期间形成的，反映政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。依据《郑州大学全日制研究生人事档案管理规定》文件要求，请各研究生培养单位充分重视学生读研前档案的归整工作，安排专人负责，按要求做好新生读研前档案材料的收集、整理、核查、登记。现就相关工作通知如下：

一、装档工作人员要求

1.鉴于人事档案管理和转递的严肃性、保密性、准确性，各培养单位必须由在职在岗人员负责此项工作。档案本人及亲属不能核查自己或相关的个人档案。

2.有关工作人员不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失、拍照、录像和销毁档案材料，要确保档案安全、保密。

3.严禁违规转递、接收和查（借）阅学生档案；严禁泄露或者擅自对外公开学生档案内容。

二、新生入学前档案材料的核查要求

1.必须是办理完毕的正式材料，档案必须是完整、齐全、真实有效的。

2.档案材料文字清楚、对象明确，无漏项、缺页、涂改、残损，要有形成材料的日期、签字、印章等完备的要素。

3.凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

4.档案材料必须是原件，特殊情况存入复印件的，复印件上应盖有原单位公章或复印件上盖有材料原件的存档单位（一般是档案馆）公章。

5.档案材料应包括本科档案、高中高考档案（博士生须涵盖硕士档案）以及其他相关档案材料。发现档案材料不齐全、不规范的，应告知并督促学生本人，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。

6.培养单位核查新生档案时，发现不符合要求的档案，要及时向转出单位反馈存在的问题，督促整改，如未反馈意见则是默认档案合格，当档案再次转递时发现问题，核查单位须承担审查全部责任。

7.核查完毕后，新生档案材料核查人员在档案袋封面上，以油性墨水笔写上研究生相关信息，在档案袋封底粘贴研究生档案信息条，确保内装档案实体与档案袋封面标注的姓名、学号一致，同时在档案袋封面上签字登记。

核查人员应据实填写《（XX培养单位）2024级研究生入学档案材料核查及装档清单》（附件1），核查人、核查单位主管领导签字确认、核查单位盖章后，将合格的档案材料按照档案号（学号前4位+后4位）顺序排序。

三、新生入学档案材料的封装要求

培养单位应将新生招生过程中形成的有关材料（招生录取材料（录取登记表等）、政审表、定向协议等）装入新生档案中，并据实填写《（XX培养单位）2024级研究生入学档案材料核查及装档清单》（附件1），具体移交安排另行通知。

五、其它事项

1.培养单位在核查中还应检查学生身份与考生档案内容是否一致，如发现不一致请第一时间反馈研究生院。在审查中发现弄虚作假，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格。

2.各培养单位需于9月27日前完成档案核查工作，核查结果以培养单位为单位形成《（XX培养单位）2024级研究生档案核查报告》（模板见附件2）。

3.非应届毕业生考取我校全日制非定向研究生需结合档案记录，审查其工资关系是否转入我校，各培养单位于9月20日前报送《（XX培养单位）2024级研究生档案及工资关系转入情况汇总表》（附件3），工资关系原则生必须转入我校，相关证明材料培养单位留存，如特殊情况未转入，必须由培养单位出具情况说明，连同汇总表一并上交，档案及工资关系未转入我校不享受相关奖助学金政策。

4.相关材料纸质版交研究生档案室（主校区综合管理中心649室），电子版发送至邮箱：yjsdangan@zzu.edu.cn。如有相关事宜咨询电话：67781700。

研究生院

党委研究生工作部

2024年9月2日